Czym jest oferta handlowa i z czego się składa?

Przedstawienie oferty handlowej

W momencie, gdy mamy w planach współprace z nowym kontrahentem prędzej, czy później będziemy musieli zmierzyć się z zadaniem stworzenia oraz przesłania oferty handlowej. Pojęcie to ma szerokie znaczenie, takie jak np. zaproszenie do współpracy, katalog ofertowy oraz cennik. 

Oferta handlowa definicja 

Oferta handlowa może występować pod postacią paru zdań, które zostały załączone w e-mailu, być przygotowana w Exelu w formie wyceny lub występować jako opracowanie pod postacią załącznika. Od tego, w jaki sposób zostanie ona opracowana, przygotowana zależy od firmy, typu oferowanych przez nią produktów oraz klienta, do którego kierowany jest tego typu dokument. Czym tak naprawdę jest oferta handlowa? Jest to propozycja sprzedaży lub kupna usług oraz towarów za pomocą określonych wcześniej warunków, które są opisane w umowie kupna-sprzedaży. 

Jak przygotować ofertę handlową?

Powinniśmy postawić się na miejscu osoby, do której ma być kierowany tego typu dokument i zastanowić się, jaka ma być jego zawartość. Następnie zebrane informacje powinniśmy posegregować pod kątem ważności. Oznacza to, że najistotniejsze rzeczy powinny znajdować się na początku oferty handlowej, a te mniej ważne na jej końcu. Dokument powinien zawierać tekst, który musi być uporządkowany według podstawowych zasad, czyli wstęp, rozwinięcie oraz zakończenie. 

Prosty język

Zrozumienie naszego przekazu to podstawa każdej oferty handlowej. Dlatego starajmy się pisać ze zrozumieniem, stosując prosty język bez lania wody. Unikajmy stosowania skrótów, które dla jednych mogą być nie zrozumiałe, a dla innych mogą oznaczać coś innego niż chcieliśmy sami przekazać.

Ograniczony czas oferty handlowej

Powinniśmy z góry ustalić cenę za dany produkt lub usługę oraz zaproponować odpowiedni rabat, który obowiązuje do konkretnego ustalonego przez nas terminu. Mamy wtedy szansę, że do naszej firmy zgłosi się więcej chętnych. 

Reklama naszej oferty

Jeden z oczywistych sposobów na dotarcie do klienta, jednak nie wszystkim znany, to prosta reklama radiowa lub telewizyjna, w której pojawi się nasza oferta handlowa. Reklama powinna być krótka, zwięzła i na temat tak, aby przykuć w ten sposób uwagę słuchaczy oraz osób oglądających telewizje.

Co powinna zawierać oferta handlowa?

Oferta handlowa

Źródło: Freepik.com

Oferta handlowa najczęściej posiada takie informacje jak:

  1. Strona pierwsza — tytuł dokumentu oraz nazwa firmy, oraz dodatkowo dane kontaktowe do osoby opracowującej dokument.
  2. Jeśli dokument posiada kilka części to powinien on posiadać spis treści.
  3. Krótki opis oferty zawierający informacje kim jesteśmy, ile lat jako firma działamy na rynku, czym się specjalizujemy, ile mamy obecnie zatrudnionych pracowników oraz jakie jest ich doświadczenie.
  4. Portfolio klientów, z którymi odbywała się współpraca np. logo, animacje, pliki z komendami w określonym języku programowania typu html, c++.
  5. Opis pełnego zakresu usług. Nawet jeśli proponowany jest jeden produkt lub cały czas ta sama jedna usługa.
  6. Główne korzyści klienta ze współpracy z firmą.
  7. W momencie, gdy oferta jest odpowiedzią na wcześniejszego e-maila to odnosimy się do wszystkich podpunktów znajdujących się w tekście, który otrzymaliśmy.
  8. Wstępna wycena produktów lub usług oraz zasady, na jakich firma rozlicza się z klientem.
  9. Informacja o sposobie realizacji usług lub produkcji danego produktu.
  10. Specyfikacje techniczne przedstawione w formie zdjęcia oraz dodatkowego opisu.
  11. Zachęta do kontaktu oraz zadawania pytań w razie jakichkolwiek wątpliwości.

O czym powinniśmy pamiętać podczas procesu tworzenia oferty handlowej? 

Bardzo często na wstępie przygotowywany jest tak zwany szkic, gdyż trudno jest stworzyć za pierwszym razem idealną ofertę handlową. Zazwyczaj wiele rzeczy jest dopisywanych oraz modyfikowanych podczas procesu jej tworzenia. Jeśli oferta handlowa nie będzie odpowiednia dla klienta to współpraca z nim zakończy się bardzo szybko. 

Niezależnie jednak od tego, powinniśmy trzymać się odpowiednich reguł takich jak:

  • Zachęcanie klienta do zakupu produktu lub skorzystania z odpowiedniej usługi.
  • Im szybciej wykonamy daną pracę, tym lepiej dla nas, klienta oraz firmy.
  • Pracujmy według jednego sprawdzonego schematu.
  • Oferta oraz produkt powinny być ciągle udoskonalane.
  • Wysyłajmy pliki ważące od 10 MB w zwyższ oraz prośmy o potwierdzenie otrzymanego e-maila.
  • Dodatkowo do oferty dodajmy informacje kontaktowe.

Przykładowe oferty handlowe

Oferta przygotowana w formie pliku pdf

Jedna z najprostszych ofert to przygotowanie oferty handlowej w formie pdfa. Nie ma w tym nic  skomplikowanego, ponieważ wystarczy tutaj zawrzeć wszystkie elementy, które zostały opisane powyżej. 

Lending page

Kolejnym sposobem na przedstawienie oferty handlowej jest tak zwany leanding page. Jest to prosta strona internetowa w formie informacyjnej, na której znajdziemy kontaktowy formularz oraz podstronę, która umożliwi nam złożenie zamówienia lub umówienie terminu wykonania konkretnej usługi.

Katalog, broszura bądź ulotka

Nietypową opcją reklamowania oferty handlowej może być dodawanie do zakupionego produktu ulotek. Można wysłać je także drogą e-mailową lub pocztą polską, na adres zamieszkania danego klienta, który posiadamy w systemie.

Sklep stacjonarny

W przypadku, gdy mamy do czynienia ze sklepem stacjonarnym produkty, które chcemy sprzedać powinniśmy wystawić na półkę.