Praca z dokumentami to codzienność każdej firmy. Obecnie zadanie to jest o tyle łatwiejsze, że rozwój technologii przyniósł dostęp do nowoczesnych rozwiązań i narzędzi, które są w stanie całkowicie odmienić pracę z dokumentami oraz wznieść funkcjonowanie całej firmy na zupełnie nowy, wyższy poziom. Do narzędzi informatycznych, których wdrożenie warto rozważyć należy przede wszystkim system zarządzania dokumentami (DMS), który pozwala na realizowanie w praktyce założeń elektronicznego obiegu dokumentów.

Praca z dokumentami to codzienność każdej firmy. Obecnie zadanie to jest o tyle łatwiejsze, że rozwój technologii przyniósł dostęp do nowoczesnych rozwiązań i narzędzi, które są w stanie całkowicie odmienić pracę z dokumentami oraz wznieść funkcjonowanie całej firmy na zupełnie nowy, wyższy poziom. Do narzędzi informatycznych, których wdrożenie warto rozważyć należy przede wszystkim system zarządzania dokumentami (DMS), który pozwala na realizowanie w praktyce założeń elektronicznego obiegu dokumentów.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Praca z dokumentacją papierową jest bardzo problematyczna i obarczona sporym ryzykiem błędu. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, trafnie upatrując w nim rozwiązania większości swoich problemów. Elektroniczny obieg dokumentów jest koncepcją, która zakłada digitalizację, czyli przekształcenie z analogowych w ich cyfrowe odpowiedniki, firmowych dokumentów oraz ich przechowywanie w cyfrowym archiwum (w chmurze lub na serwerach własnych firmy) dostępnym z poziomu dedykowanego oprogramowania klasy DMS.

Wcielenie w życie takiego rozwiązania wiąże się z licznymi, wymiernymi korzyściami, które doceni każda świadoma firma. Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza realizację codziennych czynności, pozwala na ich automatyzację i minimalizuje ryzyko utraty ważnych pism oraz zapewnia im należytą, zgodną z obowiązującymi standardami ochronę przed dostępem niepowołanych osób. Jego wdrożenie oznacza także istotne oszczędności – czasowe, pieniężne i kadrowe oraz daje całkowitą kontrolę nad działaniami podejmowanymi w stosunku do dokumentów.

Aerial Shot of Two Business People Reviewing Charts from Business Documents While Sitting at the Worktable.

System DMS w zarządzaniu firmową dokumentacją

Elektroniczny obieg dokumentów pozostałby jedynie koncepcją, gdyby nie prężny rozwój nowoczesnych technologii. Postęp na tym obszarze pozwolił na stworzenie nowoczesnego, w pełni dostosowanego do potrzeb użytkowników biznesowych oprogramowania informatycznego, które ułatwia, przyspiesza i usprawnia codzienną pracę z dokumentami biznesowymi. Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą systemów zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS) – nowoczesnego oprogramowania będącego w stanie obsługiwać nawet masowe ilości dokumentów.

System zarządzania dokumentami jest kluczowym narzędziem przeznaczonym do kierowania dokumentacją biznesową, za pomocą którego jest możliwe digitalizowanie, automatyzowanie oraz optymalizowanie zadań i usprawnienie związanych z zarządzaniem dokumentami procedur. Wysokiej klasy systemy DMS są w pełni funkcjonalnymi, elastycznymi i skalowalnymi rozwiązaniami, których działanie może być w pełni dostosowywane do potrzeb poszczególnych pionów biznesowych i wymagań wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza.

Wśród nowoczesnego oprogramowania dedykowanego zarządzaniu firmową dokumentacją na szczególną uwagę zasługują prawdziwie innowacyjne i przyszłościowe platformy low-code, które nie tylko oferują kluczową funkcjonalność systemów klasy DMS, ale pozwalają dodatkowo na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym oraz tworzenie idealnie skrojonych na miarę każdej współczesnej firmy i instytucji aplikacji biznesowych obsługujących dowolny scenariusz biznesowy – wszystko to bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem tam, gdzie jest to uzasadnione ekonomiczne lub technologicznie.