Fakturowanie – na czym dokładnie polega? Kilka praktycznych porad jak fakturować

Księgowa zajmująca się fakturowaniem dokumentów

O fakturach wiedzą wszystko Ci, którzy najczęściej mają z nimi do czynienia – mowa oczywiście o przedsiębiorcach, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą. Pod terminem „fakturowanie” kryje się jednak wiele składowych, które konieczne są do prawidłowej ewidencji danych sprzedażowych. Co to jest fakturowanie, na czym polega fakturowanie, jakie informacje są przetwarzane w ramach przeprowadzania tej procedury, czy nauka fakturowania jest potrzebna?

Fakturowanie co to jest? Na czym polega fakturowanie?

Co to jest fakturowanie? Otóż  według definicji, fakturowanie polega na rozliczeniu towaru, który został sprzedany lub usługi, jaka została wykonana. Za pomocą dedykowanego programu lub wpisu ręcznego, przygotowuje się dokument, który zawiera informacje na temat transakcji, jej przedmiotu, ceny oraz innych ważnych kwestii. Faktura jest dokumentem, który potwierdza sprzedaż towarów lub usług na rzecz innych firm. Oprócz danych odnośnie tematu transakcji, istotne są również informacje odnośnie podatku VAT, który następnie jest rozliczany po zakończeniu pełnego roku podatkowego.

W tym szczególnym dokumencie, jakim jest faktura, koniecznie znaleźć muszą się dane odnośnie:

  • Daty wystawienia.
  • Numeru identyfikacyjnego podatnika (numer PESEL czy NIP).
  • Ceny jednostkowej produktu czy usługi.
  • Stawki podatku.
  • Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto.

Ta zawartość w fakturze jest obowiązkowa, i umożliwia prawidłowe rozliczenie i zidentyfikowanie danych przez organy nadzorujące i kontrolujące.

Nauka fakturowania: Sposoby na tworzenie faktur

Wprawa w wykonywanie procesu fakturowania jest bardzo istotna. Obecnie stosuje się dwa główne sposoby na tworzenie faktur – pierwszy z nich jest dość czasochłonny i coraz bardziej odchodzi w zapomnienie, a jest to wypełnianie druczków specjalnie do wypisywania faktur. Niemożliwe jest wygenerowanie faktury automatycznie, przez co jej wypisanie wiąże się z koniecznością dokładnego i prawidłowego wpisania danych. Ten stary sposób funkcjonuje jeszcze w małych przedsiębiorstwach, jednak obecnie popularniejsze jest automatyczne rozwiązanie, czyli wykorzystywanie programów, które generują faktury po wpisaniu potrzebnych danych.

System bardzo rzadko się myli, dlatego skuteczność i poprawność takich dokumentów jest praktycznie stuprocentowa. Dodatkowo umożliwia to użytkownikowi refakturowanie, co również ułatwia intuicyjny system. Wielu przedsiębiorców, jako główną opcję tworzenia dokumentów wybiera fakturowanie online – istnieją firmy, które umożliwiają klientom tworzenie faktur za pośrednictwem Internetu.

Programy do fakturowania – ułatwienie zadania?

Cały proces fakturowania i ręczne wypełnianie faktur wiąże się z bardzo żmudnym oraz czasochłonnym zajęciem, na jakie większość dużych firm absolutnie nie może sobie pozwolić. Wraz z postępem technologii i wprowadzanymi innowacjami pojawiły się programy do fakturowania, które właściwie wykonują za nas całą pracę. Na rynku istnieje wiele wartościowych oprogramowań, umożliwiających wystawianie faktur, refakturowanie czy wprowadzanie korekt w przypadku błędów. System umożliwia również zapamiętywanie najczęściej pojawiających się kontrahentów, dzięki czemu wystawianie dla nich faktur nie wymaga ponownego wprowadzania danych. Wybrany program fakturowanie zdecydowanie ułatwia, nie bez znaczenia jednak pozostaje wybranie oprogramowania macierzystego – istnieje wiele systemów przeznaczonych do obsługi konkretnych branż, i warto o tym pamiętać.

Jaki program fakturowanie ułatwia i co brać pod uwagę przy jego wyborze?

Fakturowanie w biurze księgowym

Źródło: Pexels.com

Programy przeznaczone do fakturowania niewątpliwie mają całe mnóstwo zalet, jednak nie wszystkie są uniwersalne na tyle, by spełniać swoje zadanie w każdej branży biznesu. Wszelkie renomowane systemy, umożliwiające fakturowanie, zapewniają jednak bezpieczeństwo danych i niezawodność, dlatego zdecydowanie są godne zaufania.

Skupiając się natomiast na programach umożliwiających programowanie online, warto zwrócić uwagę na to, jaki ostateczny koszt trzeba będzie ponieść za wykupienie dostępu, jak również na to, jakie możliwości systemowe oferuje dany program. Niektóre programy do fakturowania  pozwalają również prowadzić wirtualną księgowość, co umożliwia użytkownikom gromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu, bez konieczności „przeskakiwania” między programami. To duża oszczędność czasu, jak również wygoda – optymalizacja zadań w zakresie księgowości i fakturowania zaowocuje większą wydajnością w pozostałych obowiązkach.

Dlaczego warto zainwestować w dobry program do fakturowania? Czy wówczas nauka fakturowania nie będzie konieczna?

Obowiązek wystawiania faktur, jak również prowadzenie księgowości i rejestracja transakcji, jest regulowana prawnie, a przez to każde nieprawidłowości czy źle wystawiane faktury, konieczne będą do wyjaśnienia z Urzędem Skarbowym. Mimo pozornej prostoty wystawiania faktur, czynność ta wiąże się to z wielką odpowiedzialnością po stronie wydawcy, dlatego ryzykowanie błędami dla oszczędzenia kilkunastu złotych miesięcznie jest całkowicie bezsensowne.

Zainwestowanie w dobry program do fakturowania, pozwoli na wyeliminowanie możliwości popełnienia błędu w dokumencie i w konsekwencji czego sporych kłopotów ze skarbówką. Korzystanie z takiego systemu usprawni nie tylko wystawianie, ale również ewidencję dokumentów i sprawdzanie informacji – dokumenty w wersji papierowej czasem się zawieruszają, informacje w systemie natomiast pokazują wszystko czarno na białym.

O autorze:
Aleksandra Karcz – pisarka, autorka licznych artykułów lifestyle.
Absolwentka Akademii Ekonomiczno Humanistycznej w Warszawie.

Źródło:

  • Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, Barbara Gierusz, wyd. ODDK Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, 2018 r.