Rozpoczynając przygodę z biznesem, nikt nie zastanawia się nad tym, ile czasu będzie przeznaczał na fakturowanie. Na początku skupieni jesteśmy na organizowaniu miejsca prowadzenie działalności i środków trwałych, szukaniu najkorzystniejszej oferty towarowej oraz na pozyskiwaniu klientów. Z czasem naturalnie przychodzi kontrolowanie budżetu i eliminowanie procesów, które wiążą się z kurczeniem zysku. Pierwszą napływającą myślą jest wdrożenie technologicznych rozwiązań, które automatyzują powtarzalne czynności. Zastosowanie rewolucyjnych metod procesów produkcyjnych implikuje szybszą produkcję i konkurencyjność. Przy czym nie należy zapominać, że praca biurowa bez specjalistycznych programów komputerowych też wymaga większych kosztów personalnych. Więc i tą dziedzinę warto wesprzeć.
Faktura papierowa czy elektroniczna?
Każda czynność administracyjno biurowa wydaje się prosta, do momentu gdy sami się nią nie zajmiemy. Wówczas okazuje się, że wymaga ona dużego zaangażowania i czasu. Mimo, że specyfikacja pracy biurowej związana jest głównie z aktywnością intelektualną pracownika, to wykonywane przez niego zadania można łatwo usprawnić i zautomatyzować. Najprościej jest wdrożyć system do wystawiania faktur. Takie niedrogie i trywialne rozwiązanie, a przynosi mnóstwo korzyści.
Polska jest w rankingu krajów, które nadal w dużym stopniu wykorzystują dokumentację papierową w rozliczeniach z kontrahentami. Przedsiębiorcy są tradycjonalistami i jeszcze nie do końca ufają dokumentom elektronicznym. Ale sukcesywne działania władz polskich i europejskich zmierzają do wyeliminowania papierowych dokumentów i zastąpienie ich zakodowanym, binarnym ciągiem cyfr. W niedługim czasie będzie to już jedyna forma dokumentowania transakcji, co powinno wzbudzać entuzjazm wśród właścicieli firm. Wysyłanie faktur przez internet to proces, który nie wymaga aż tak dużego czasu i nakładu pieniędzy, jak w przypadku poczty tradycyjnej. A wszyscy przecież dążymy do optymalizacji kosztów.
Uprzedzenie do elektronicznej dokumentacji, jest wynikiem polskiego usposobienia i niekiedy oparte na braku dostatecznej wiedzy z danego tematu, o czym mówi współtwórca systemu do wystawiania faktur FakturaLight, Paweł Piskadło:
„ Współpracując z przedsiębiorcami z różnych branż zauważyłem, że część z nich po prostu nie ufa nowoczesnej technologi. Dla nich wydrukowany dokument, to pewny dokument. Tymczasem w praktyce, tradycyjne faktury giną, niszczą się albo stają się nieczytelne. Często wówczas tłumaczę, że stosowanie odpowiednich procedur do przetwarzania cyfrowych danych, zapewnia właściwy poziom bezpieczeństwa. A komfort pracy jest nieoceniony. Elektroniczny system daje bowiem dostęp do informacji przez 24h na dobę, z każdego miejsca i urządzenia, jeżeli tylko korzystamy z bazy sieciowej.”
Decyzja o formie dokumentowania sprzedaży należy tylko i wyłącznie do właściciela firmy. Ale czy warto w nieskończoność upierać się przy tradycyjnej metodzie? Wszystko, co nowe budzi niepokój, ale gdybyśmy nie ryzykowali, to do dzisiaj jeździlibyśmy furmankami.
Co zyskujemy wystawiając faktury elektroniczne?
Właściciel firmy, przeprowadzając analizę rentowności wprowadzenia danej technologi do przedsiębiorstwa, w przypadku systemu do wystawiania faktur, ma głównie na myśli realne oszczędności zakresie poświęconego czasu, łatwości i elastyczności obsługi oraz finansów. Jakie korzyści wypływają z używania programu do wystawiania faktur? Między innymi:
• automatyzacja ręcznego wystawiania faktur
• większe skupienie na samej obsłudze klienta
• natychmiastowe przekazanie dokumentów na pocztę mailowa kontrahenta
• szybka kopia zapasowa jako zabezpieczenie przed utratą danych
• zarządzanie należnościami i zobowiązaniami w jednym miejscu
• zmniejszenie powierzchni biurowej i archiwum
• nieograniczony czasowo dostęp do danych
• możliwość pracy z każdego miejsc z dostępem do sieci
• zmniejszenie kosztów papieru, toneru, energii, znaczków, kopert, itp
• personalizacja systemu w zależności od indywidualnych potrzeb
• bieżący podgląd wyników sprzedaży
• łatwiejsza i wygodna forma kontroli
• sprzedaż, zakupy, raporty, dane kontrahentów, stany magazynowe „pod ręką”
• szybka korekta błędów.
Czy szybko znaczy zgodnie z prawem?
Jak wcześniej wspomnieliśmy, zadaniem najczęściej powtarzalnym w dziale sprzedaży jest, między innymi, wystawianie faktur. Jest to obowiązek wynikający z prawa, nałożony na każde przedsiębiorstwo prowadzące działalności gospodarczą. Samo dokumentowanie transakcji nie wypracowuje zysku. Tym samym pracownicy zajmujący się fakturowaniem generują koszt. W związku z tym, czas przeznaczony na wystawienie faktury należy minimalizować.
Elektroniczny system do fakturowania FakturaLight pozwala na automatyzację wielu procesów z tym związanych, dbając o poprawność i terminowość. Jest rozbudowany o moduł rejestrujący rozliczenia z kontrahentami, wspierający miedzy innymi windykację należności, poprzez generowanie przypomnień o płatności oraz wezwań do zapłaty. Co więcej użytkownik w łatwy sposób może przetłumaczyć wybrany dokument na inny język europejski, a także przewalutować według określonego kursu. Wszystkie dokumenty są pogrupowane w przejrzysty sposób, tworząc rejestry. Natomiast do szyfrowania i poufności połączeń z bazą zdalną, wykorzystywane są certyfikaty, zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych.
Przedsiębiorców zadających pytanie, jak szybko wystawić fakturę, odsyłam do programu FakturaLight. Można się osobiście przekonać, że w tym czasie da się nie tylko przygotować dokument zgodny z prawem, ale także wysłać mailowo do kontrahenta.
Jak łatwo można zauważyć, przejście na elektroniczny system fakturowania posiada wiele zalet. Między innymi odpada problem przechowania i archiwizacji, a ostatecznie utylizacji dokumentów. Co więcej, wszystkie dane dostępne są niemal na wyciągnięcie ręki dla osób upoważnionych, co daje duże poczucie bezpieczeństwa. A co najważniejsze, maksymalnie skraca się czas załatwiania formalności. Program do fakturowania pozwala wystawić i wysłać fakturę w kilkadziesiąt sekund, co jest niemożliwe w przypadku ręcznego fakturowania.
Najnowsze komentarze