Papierowe faktury powoli odchodzą w przeszłość – zastępują je wygodniejsze faktury elektroniczne. Jak zacząć je wystawiać?
Obsługa tradycyjnych faktur papierowych może być bardzo pracochłonna. Problem ten dotyka w szczególności dużych firm, ale również te mniejsze często poświęcają znaczną ilość czasu na fakturowanie. Rozwiązaniem jest wówczas faktura elektroniczna. Czym dokładnie są faktury tego rodzaju i jak można wdrożyć je w swojej firmie?
Faktura elektroniczna w myśl przepisów prawa
Zgodnie z aktualnie obowiązującą Ustawą o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
W związku z tym e-fakturą może być każdy dokument, który posiada wymagane przez Ustawę dane – są one zatem takie same dla faktur papierowych i elektronicznych. W taki właśnie sposób można wystawić zarówno fakturę VAT, jak również jej korektę czy duplikat.
W myśl Ustawy o VAT konieczne jest jednak spełnienie określonych wymogów, aby faktura elektroniczna mogła stać się podstawą do rozliczenia podatku.
Wymogi, które musi spełnić faktura elektroniczna:
- autentyczność pochodzenia faktury – rozumie się ją jako pewność co do tożsamości wystawcy faktury,
- integralność treści – rozumie się ją jako brak możliwości dokonania zmiany danych, które powinna zawierać faktura,
- czytelność treści – faktura elektroniczna powinna prezentować dane w sposób czytelny – jasny i klarowny.
Autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści przedsiębiorca może zapewnić przez dowolne kontrole biznesowe. Najwygodniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest obecnie zastosowanie elektronicznej wymiany danych, czyli EDI, która oferowana jest przez firmę edison.pl posiadającą wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu tej technologii w polskich przedsiębiorstwach.
Co ważne, przepisy nie określają, w jakim formacie faktura elektroniczna ma być wystawiona. Aktualnie najczęściej stosuje się dwa formaty, a mianowicie PDF oraz XML, przy czym ten drugi pozwala firmom na uzyskanie szerszej gamy korzyści z e-fakturowania.
Jak wystawić fakturę elektroniczną?
Wystawienie faktury elektronicznej może odbyć się praktycznie na każdym komputerze. W tym celu warto zastosować odpowiednie oprogramowanie, które jest także dostępne w chmurze, czyli przez internet – nie ma wtedy potrzeby instalacji programu na komputerze.
W fakturze elektronicznej muszą znaleźć się te same dane, które zawiera się w fakturze papierowej. Nie ma jednak potrzeby opatrywania jej podpisami elektronicznymi sprzedającego oraz nabywcy, co jest dodatkowym plusem fakturowania elektronicznego. Aby dodatkowo podwyższyć autentyczność e-faktur, można zastosować wspomnianą już technologię EDI – elektronicznej wymiany danych.
Warto również pamiętać o tym, że przesyłanie, w tym także udostępnianie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ze strony odbiorcy. Może być to na przykład zgoda wyrażona we wiadomości e-mail.
Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Przechowywanie faktur elektronicznych ze względu na ich postać jest znacznie łatwiejsze niż faktur papierowych. Nie ma potrzeby tworzenia fizycznych archiwów – można wykorzystać dyski twarde, nośniki takie jak pendrive, płyty CD i DVD czy dyski w chmurze, które obecnie są najwygodniejszą i najbezpieczniejszą formą przechowywania e-faktur.
Faktura elektroniczna powinna być przechowywana tak, aby zachować jej autentyczność pochodzenia, integralność treści, a także czytelność. Oprócz tego musi ona spełnić dodatkowe wymagania.
Przechowywanie faktur elektronicznych – wymogi:
- właściwe oznaczenie dla łatwego znalezienia w archiwum,
- natychmiastowa dostępność w razie kontroli organów podatkowych lub kontroli skarbowej.
Zatem faktura elektroniczna nie jest trudna w wystawieniu, a także przechowywaniu. Co więcej, dzięki wdrożeniu e-fakturowania firma może nie tylko oszczędzać czas i pieniądze, ale również może uzyskać dodatkowe korzyści – poprawić poziom bezpieczeństwa dokumentów czy zmniejszyć swoje oddziaływanie na środowisko naturalne.
Najnowsze komentarze