Jakie możliwości dla firm niosą współczesne systemy ERP?

kobieta w biurze korzystająca z systemu ERP

Ewolucja technologiczna kształtuje nasze potrzeby zarówno z perspektywy codziennych nawyków czy zachowań, jak i pod kątem zmieniających się wymagań biznesowych. Aby zachować swoją konkurencyjność w dobie postępującej transformacji cyfrowej, przedsiębiorstwa muszą podążać za zmieniającymi się trendami informatycznymi oraz – przede wszystkim – wdrażać je w celu sprostania nowym wyzwaniom, jakie stawia współczesny rynek. Jednym z coraz chętniej implementowanych rozwiązań informatycznych pozostają systemy ERP, pozwalające na integrację wszystkich procesów organizacji w obrębie jednolitej bazy danych. Wiąże się to ze zniwelowaniem wielu niedogodności w przepływie codziennej pracy i choć zaawansowanie technologiczne w Polsce wciąż pozostawia w tym zakresie szerokie pole do eksploatacji, coraz większe grono przedsiębiorstw decyduje się na zastosowanie nowoczesnych oprogramowań do zarządzania – szczególnie z sektora dużych organizacji, jak możemy dowiedzieć się z ubiegłorocznych badań GUS na temat rodzimego rynku ERP.

Inwestycja w cyfryzację

Zgodnie z raportem Generalnego Urzędu Statystycznego z 2019 roku, rozwiązania klasy ERP zyskują coraz większą popularność w sektorze biznesowym. Zastosowanie systemów sięga niemal 90% w obszarze dużych firm i mimo, że sektor MŚP wciąż odnotowuje w tym zakresie znacznie niższe wyniki, mniejsze przedsiębiorstwa z roku na rok również coraz chętniej sięgają po wspomniane narzędzia. Warto zwrócić przy tym uwagę na dynamiczną zmianę w zakresie podejścia do technologii, jakie wymusił na wszystkich rok 2020 – wiele jednostek zamkniętych dotychczas na cyfryzację, musiało siłą rzeczy przystosować do niej swoje dotychczasowe modele biznesowe.

Takiemu kierunkowi rozwoju sprzyja również fakt inwestycji w Polską Dolinę Cyfrową, zapowiedzianą niedawno przez Microsoft, która z założenia wesprzeć ma m.in. polskie firmy i startupy w drodze ku digitalizacji. Inwestycja opiewać ma na 1 miliard dolarów, angażując w przedsięwzięcie również dostawców ERP. Microsoft od lat plasuje się w czołówce producentów rozwiązań klasy ERP, oferując przedsiębiorstwom dostęp do środowiska systemu Dynamics 365 Business Central – oprogramowania dedykowanego przede wszystkim sektorowi MŚP.

System ERP – czy warto?

Oprogramowania tego typu zostały stworzone z myślą o firmach funkcjonujących w oparciu o różne, niezintegrowane ze sobą bazy danych. Sytuacja taka wiąże się bowiem z licznymi utrudnieniami w codziennym funkcjonowaniu, powstałymi na kanwie braku aktualnych informacji i konieczności ich ręcznego przekazywania. Wymaga to nie tylko zwiększonych nakładów pracy, ale generuje także z reguły większe prawdopodobieństwo błędów. Jak implementacja oprogramowań ERP może zatem wpłynąć na poprawę kondycji przedsiębiorstw?

Zwiększona wydajność dzięki automatyzacji

Baza danych zapewniająca dostęp do skonsolidowanych, aktualizowanych na bieżąco informacji sprzyja odejściu od części manualnych powinności. Wpływa to z kolei na oszczędność czasu pracowników, umożliwiając skupienie na istotnych projektach oraz zwiększając szansę na produktywność. Zastąpienie działań ludzkich odpowiednimi algorytmami to także mniejsze ryzyko błędów, a co za tym idzie – zachowanie wysokiej jakości realizowanej obsługi. Zaletą systemu jest to, że podlega on użyciu na każdym szczeblu hierarchii organizacji – od pracowników szeregowych po kadrę zarządzającą, która zyskuje kontrolę nad bieżącą sytuacją każdego działu. W rozwiązaniu takim jak Dynamics 365 Business Central, użytkownicy mogą liczyć ponadto na dodatkowe rozwiązania aplikacyjne, które wspierają wykorzystywanie zebranych danych do rzetelnego raportowania oraz precyzyjnej analityki.

Kontrola przepływów pieniężnych

Systemy ERP sprzyjają monitorowaniu finansów przedsiębiorstwa za sprawą dedykowanych modułów. Oprogramowanie takie jak Dynamics 365 Business Central dzięki konsolidacji danych i raportowaniu umożliwia zachowanie płynności oraz optymalizacji w procesach obsługi należności czy zobowiązań, ułatwiając pracę działów finansowych. Profity pieniężne wynikają ponadto ze wspomnianej już automatyzacji procesów oraz wykorzystywania w oprogramowaniu tej klasy rozwiązań sztucznej inteligencji, dzięki której jesteśmy w stanie sensowniej zarządzań zasobami – unikać braków czy zbędnych nadwyżek.

Sprawniejsza obsługa klienta z oprogramowaniem dla firm

Zautomatyzowane funkcjonalności dostarczane w ramach systemu ERP nie tylko niwelują ryzyko błędów popełnianych w czasie realizacji zamówień, ale także wspomagają działy handlowe w zakresie interakcji z klientami. Mają one z założenia wspomagać proces sprzedażowy, ułatwiając przygotowywanie zamówień oraz ofert – wykorzystując do tego również wspomnianą technologię AI, dzięki której jesteśmy w stanie lepiej dostosować swoje usługi do oczekiwań konsumentów. Swobodny dostęp do aktualnych informacji oraz raportów sprzedażowych pozwala z kolei na podejmowanie szybszych decyzji, prognozowanie oraz wydajne dysponowanie zasobami niezbędnymi do finalizacji zamówienia.

Mobilność systemów ERP

Współczesne oprogramowania do zarządzania powinny gwarantować dostępność do swoich funkcjonalności z poziomu dowolnych urządzeń, z dowolnej lokalizacji. Jest to m.in. właściwość systemu Dynamics 365 Business Central, z którego użytkownicy mogą korzystać w ramach najbardziej wygodnego dla nich narzędzia mobilnego – czy to tabletu, laptopa czy smartfonu. Co więcej, rozwiązanie pozostaje w ścisłej integracji z pakietem narzędzi Office 365 (obecnie Microsoft 365), zapewniając tym samym wirtualne środowisko codziennej pracy. Wykorzystując zatem odpowiednie oprogramowanie dla firm, możemy zachować wydajność procesów w zakresie realizacji zadań lub projektów – co nabrało szczególnego znaczenia z perspektywy minionych miesięcy, kiedy to tryb home office zdominował funkcjonowanie niejednej firmy.

W związku z postępującą transformacją cyfrową, od kilku lat zaobserwować możemy stały wzrost światowej wartości rynku ERP. Zgodnie z badaniami Allied Market Research, w przeciągu najbliższych 4 lat powinna sięgnąć ona kwoty niemal 41,69 miliardów dolarów, co wynika m.in. z rosnącej popularności technologii cloud computing. Chmura obliczeniowa to bowiem trend, dzięki któremu oprogramowania klasy ERP pozostają otwarte nie tylko na rynek dużych, ale również małych i średnich firm, które mogą czerpać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych bez obawy o poniesione koszty.