Jak odbierać telefon aby zrobić dobre wrażenie

odbieranie telefonu

Wykonać telefon do firmy X i wykorzystać daną nam szansę przedstawienia swojej oferty omówiliśmy w części 1 i 2. Jednak kiedy to do nas dzwoni interesant… Sytuacja się odwraca i to my jesteśmy poddani naciskom. Jak zareagować? Profesjonalnie.

Pierwsze wrażenie gdy odbierasz telefon

Nieznany numer i odbieramy telefon. Jeśli to my odbieramy telefon to bardzo szybko możemy się dowiedzieć, kto dzwoni. Od razu możemy się zorientować czy jest to ważny telefon i jak wykorzystać ten kontakt dla swojej firmy.

Mamy jeszcze sytuację gdzie telefon który właśnie odbieramy nic nam nie wniesie do biznesu. Na tych rozmówcach możemy uczyć się i przeprowadzać różnego rodzaju scenariusze rozmów. Dzięki nim nauczymy się asertywności.

Dzień dobry

Odbierając telefon nie witajmy rozmówcy słowami w stylu „tak, słucham?”. To jest niedopuszczalne co nie znaczy, że nie zdarza się wcale rzadko. Przedstawiajmy się z imienia i nazwiska oraz swoją firmę. Może to brzmieć jak: „firma XYZ, Roman WXB, dzień dobry, w czym mogę pomóc?”.

Miejmy zawsze pod ręką notatnik gdzie zapiszemy sobie informacje jakie uzyskamy. Bo jeśli na razie ktoś nie jest naszym klientem, nie znaczy, że nie zostanie nim w przyszłości. A zanotowane dane pomogą nam kiedyś w kontaktach.

Kiedy to pracownik odbiera większość telefonów

Dużo firm wprowadza wśród swoich pracowników standardy w postaci formuły odbierania telefonów. W takim powitaniu można zawrzeć także hasło reklamowe. Przykład: „Dzień dobry, Restauracja Vita, smacznie, zdrowo i z dowozem. W czym mogę pomóc?”.

Dobrze jest wprowadzić w firmie dobre praktyki odnośnie przeprowadzania rozmów telefonicznych. Pracownicy też pracują na pierwsze wrażenie! Zachęćmy ich do utrzymywania odpowiednio wysokich standardów.

Prowadząc rozmowę przez telefon uśmiechajmy się. W odpowiednich momentach oczywiście. Rozmówca to wyczuje w naszym tonie głosu. W taki sposób wywołamy w nim pozytywne emocje.

Źródła:

  • https://www.leadershipthoughts.com/
  • https://www.infakt.pl/blog/