Wzory dokumentów RODO – gdzie ich szukać i które są najważniejsze?

Dokumenty RODO, które trzeba znać.

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, nazywane w skrócie RODO, wprowadziło sporą dawkę chaosu do wielu polskich firm. W licznych przypadkach wymusiło ono znaczną zmianę podejścia do przetwarzania danych osobowych użytkowników, klientów czy innych osób i sprawiło, że do firmowego obiegu musiały wejść nowe dokumenty.

Samodzielne przygotowanie wzorów takich dokumentów bywa jednak trudne. Szczególnie dla firm z sektora MŚP, które w zdecydowanej większości nie mają dedykowanych działów prawnych i trudno jest im stworzyć odpowiednie dokumenty bez zewnętrznej pomocy. W związku z tym pojawia się pytanie: gdzie szukać wzorów takich dokumentów? Które z nich są najważniejsze?

Nie dla każdej firmy pula niezbędnych dokumentów RODO będzie identyczna. Duże znaczenie mają tutaj indywidualne czynniki. W końcu nie wszystkie firmy prowadzą działalność w ten sam sposób, mają ten sam profil usług czy przechowują tego samego rodzaju dane. Jednocześnie można wyróżnić pewien zestaw uniwersalnych dokumentów, które przydają się najczęściej.

Dzielą się one na kilka kategorii. Kluczowe są zwłaszcza dokumenty z kategorii „ewidencje”, takie jak ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz ewidencja osób, które zapoznały się z dokumentacją ochrony danych. Istotne są również wszelkiej maści procedury, a więc na przykład polityka haseł, procedura zarządzania uprawnieniami czy procedura aktualizacji danych osobowych.

To jednak nie wszystko. Warto pamiętać również między innymi o rejestrze upoważnień oraz o dokumencie, za pomocą którego zgłasza się naruszenia. Wszystko to na pierwszy rzut oka może wydawać się zawiłe, ale w praktyce wystarczy się w nie wczytać, aby szybko zrozumieć ich zastosowanie i poradzić sobie z ich właściwym uzupełnianiem.

Gdzie szukać wzorów dokumentów RODO?

Nie trzeba daleko szukać, aby znaleźć profesjonalne, zgodne z zapisami RODO dokumenty, które można dowolnie modyfikować wedle swoich potrzeb, tak, aby pasowały do profilu działalności firmy, typu gromadzonych przez nią danych i nie tylko. Wystarczy wejść na zaufaną stronę internetową, która je udostępnia i pobrać odpowiednie pliki.

Wśród dostępnych opcji znajdują się między innymi te wspomniane powyżej. Niezależnie od tego, czy potrzebna jest polityka haseł, procedura zarządzania uprawnieniami czy rejestr upoważnień wzór jest na wyciągnięcie ręki. Warto podkreślić, że za pobranie na swój komputer takiego wzoru nie trzeba płacić – nie jest nawet potrzebne logowanie. Nie dość, że nie trzeba poświęcać czasu swojego lub swoich pracowników na samodzielne tworzenie wzorów, to jeszcze nie wiąże się to z żadnymi kosztami.