Automatyzacja procesów – co warto wiedzieć?

Mężczyzna zajmuje sie automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation) to wykorzystanie nowoczesnych technologii do uproszczenia i przyspieszenia codziennej pracy przedsiębiorstw. Polega na delegowaniu rutynowych i żmudnych czynności programom do tego przeznaczonym. Pozwala to zespołowi zyskać więcej czasu i przyspieszyć przebieg standardowych procedur. Dzięki zautomatyzowaniu powtarzalnych zadań możliwe jest podniesienie wydajności pracy oraz uzyskanie znacznych oszczędności. Co warto wiedzieć o automatyzacji procesów? Jak wypływa ona na pracowników, a jak na klientów firmy? Jak prawidłowo się do niej przygotować?

Doświadczenia klienta, doświadczenia pracownika

Automatyzacja procesów podnosi komfort zarówno pracowników, jak i klientów firmy, w której jest wdrożona. Przedsiębiorstwa, które nie stronią od nowoczesnych rozwiązań, są korzystnie postrzegane przez otoczenie biznesowe. Kontrahenci i partnerzy firm, które wdrożyły automatyzację, doceniają dążenie do rozwoju i otwartość na innowacje – zwłaszcza, że dzięki optymalizacji procesów mogą liczyć na znacznie szybszą realizację dotychczasowych działań. Podnosi to poziom ich zadowolenia z obsługi.

Korzyści z automatyzacji – co oczywiste – czerpią też pracownicy firmy. Zyskują oni znacznie więcej czasu, który kiedyś poświęcali na wykonywanie rutynowych, często nudnych czynności. Teraz mogą spożytkować go bardziej produktywnie. Podnosi to ich wydajność, a tym samym efektywność całego przedsiębiorstwa. Proste zadania nie zaprzątają już głowy wykwalifikowanej kadry, ponieważ wykonuje je stworzone do tego celu oprogramowanie. Eliminuje to dodatkowo ryzyko popełnienia błędu. Nie bez znaczenia jest też samopoczucie pracowników. Dzięki automatyzacji mogą zapomnieć o żmudnych, nieciekawych zadaniach i oddać się bardziej interesującym czynnościom, na przykład realizacji ambitnych projektów, które wymagają znacznej wiedzy i kompetencji. Zdecydowanie podnosi to morale i zapał do pracy. Bardzo ważne jest jednak to, aby przed wdrożeniem automatyzacji dokładnie zapoznać wszystkich pracowników z funkcjonowaniem oprogramowania oraz celem całego przedsięwzięcia.

Automatyzacja procesów sposobem na redukcję kosztów

Automatyzacja procesów przeprowadzona przez firmę FlowDog przynosi korzyści nie tylko pracownikom i kontrahentom przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim samemu przedsiębiorstwu. Jedną z najważniejszych jej zalet jest redukcja ponoszonych kosztów. Oddelegowanie znacznej części rutynowych zadań pozwala zaoszczędzić wiele czasu, a tym samym pieniędzy. Zyski firmy podnosi też zwiększona wydajność i jakość pracy zespołu. Inną zaletą automatyzacji procesów jest poprawa wizerunku firmy na rynku. Wdrożenie programów do optymalizacji procesów klasyfikuje przedsiębiorstwo nie tylko jako poważnego konkurenta, ale też atrakcyjnego pracodawcę. Specjaliści znacznie chętniej aplikują na stanowiska w firmach, które nie stronią od innowacji i nowoczesnych rozwiązań technologicznych.

Czy wszystkie procesy można zautomatyzować?

Automatyzacja doskonale sprawdza się w przypadku zakładów produkcyjnych i fabryk o stabilnym charakterze produkcji. Będzie też dobrym rozwiązaniem w firmach, które opierają się na wykonywaniu dużej liczby powtarzalnych czynności. Choć automatyzacji można poddać wiele standardowych zadań, należy mieć świadomość, że nie zawsze wdrożenie jej będzie dobrą decyzją. Proces ten jest czasochłonny i skomplikowany, dlatego warto dobrze przemyśleć, które działania faktycznie wymagają optymalizacji. Analizę taką wykonuje zwykle firma produkująca oprogramowanie. Na podstawie jej wyników tworzy funkcjonalny program, dopasowany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Kluczowe jest więc to, aby zdecydować się na współpracę z rzetelną, profesjonalną firmą IT, która ma wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu tego typu rozwiązań. Jedną z takich firm jest FlowDog – dostawca nowoczesnego oprogramowania dla biznesu.

Jak wybrać dostawcę programu do automatyzacji?

By wybrać dobrego dostawcę oprogramowania, należy zwrócić uwagę na jego doświadczenie. To ono będzie kluczowym czynnikiem, odpowiadającym za powodzenie całego procesu. Ważne jest również upewnienie się, czy dostawca zapewnia pomoc techniczną na poszczególnych etapach wdrożenia. To ważne z punku widzenia pracowników, którzy staną przed koniecznością obsługi nowej platformy. Wdrożenie powinno obejmować kilka najważniejszych etapów.

  • przygotowanie – określenie, w jakim zakresie ma być wdrożona automatyzacja oraz jaki jest jej cel
  • analiza – zbadanie, w jaki sposób funkcjonuje przedsiębiorstwo, jakie są jego cele oraz jakie procesy wymagają zoptymalizowania
  • konfiguracja – dostosowanie oprogramowania do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa
  • testy platformy – sprawdzenie działania platformy pod kątem technicznym oraz psychologicznym (czy automatyzacja faktycznie przyczynia się do zwiększenia wydajności pracowników i pomaga im w codziennych czynnościach)
  • przeszkolenie zespołu – niezbędny element procesu, dzięki któremu pracownicy firmy będą mogli swobodnie korzystać z nowej platformy.

Na takie kompleksowe wsparcie mogą liczyć klienci FlowDog. Automatyzacja jest w pełni dostosowana do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, a proces jej wdrażania skrupulatnie zaplanowany. Więcej na temat firmy można dowiedzieć się na stronie https://flowdog.io/.