Czym jest komórka organizacyjna i jakie są zasady działania komórek organizacyjnych?

Funk­cjo­no­wa­nie każ­dej firmy czy orga­ni­za­cji wymaga odpo­wied­niego roz­pla­no­wa­nia. Dzięki temu możesz przy­dzie­lać zada­nia i roz­li­czać z ich wyko­na­nia. Umoż­li­wia to także przy­pi­sa­nie odpo­wie­dzial­no­ści za prze­bieg i reali­za­cję kon­kret­nych spraw, prze­cho­wy­wa­nie doku­men­tów czy nawet obsługę kore­spon­den­cji. Głów­nym ele­men­tem tej struk­tury jest wła­śnie komórka orga­ni­za­cyjna.

Co to jest komórka orga­ni­za­cyjna?

Każda firma musi być dobrze zor­ga­ni­zo­wana, aby mogła spraw­nie funk­cjo­no­wać. Ze względu na wiele zadań, reali­zo­wa­nych przez przed­się­bior­stwo, konieczna jest współ­praca oraz podział pracy. Podział ten polega na dzie­le­niu ogółu zadań na odpo­wied­nio mniej­sze czę­ści, tak zwane zada­nia cząst­kowe. Te z kolei dzieli się na mniej­sze ele­menty pro­wa­dząc do czyn­no­ści dalej nie­po­dziel­nych, czyli ele­men­tar­nych. W wyniku takiego podziału pracy two­rzą się okre­ślone sta­no­wi­ska pracy oraz komórki orga­ni­za­cyjne.

Sta­no­wi­sko pracy to odpo­wied­nio wypo­sa­żone miej­sce pracy, w któ­rym pra­cow­nik wyko­nuje przy­dzie­lone mu zada­nia. Sta­no­wi­ska wyko­nu­jące podobne zada­nia łączy się w komórki orga­ni­za­cyjne. Zazwy­czaj kie­rują nimi wyzna­czeni do tego pra­cow­nicy. Ozna­cza to, że każdy pra­cow­nik takiej komórki odpo­wiada tylko przed swoim prze­ło­żo­nym, a prze­ło­żony bez­po­śred­nio nad­zo­ruje wszyst­kich człon­ków komórki. Zatem, co to jest komórka organizacyjna? Otóż komórka orga­ni­za­cyjna jest naj­mniej­szą jed­nostką orga­ni­za­cyjną i możemy wyróż­nić jej trzy pod­sta­wowe formy: liniową, funk­cjo­nalną i szta­bowo-liniową.

Komórki orga­ni­za­cyjne – liniowe

Liniowa forma komórki orga­ni­za­cyjnej cha­rak­te­ry­zuje się jed­nym prze­ło­żo­nym, który kie­ruje całą jej dzia­łal­no­ścią. Kie­row­nik o niż­szym szcze­blu orga­ni­za­cyj­nym pod­lega kie­row­ni­kowi o wyż­szym szcze­blu, two­rząc linię kie­row­ni­ków. W więk­szych jed­nost­kach, taka linia może obej­mo­wać nawet kilka szcze­bli. Linia ta jest drogą prze­ka­zy­wa­nia infor­ma­cji oraz podej­mo­wa­nia decy­zji. Służy także kon­troli reali­za­cji zadań. Taka forma two­rzy upo­rząd­ko­wany układ drogi komu­ni­ka­cyj­nej i jest naj­prost­sza w zro­zu­mie­niu.

Główną zaletą linio­wej formy komórki orga­ni­za­cyjnej jest prze­strze­ga­nie zasady jed­no­oso­bo­wego zwierzch­nic­twa. Łączy się to ze ści­słym roz­gra­ni­cze­niem zadań i odpo­wie­dzial­no­ści, gdzie zależ­ność funk­cjo­nalna dosko­nałe pokrywa się z zależ­no­ścią hie­rar­chiczną. Kie­row­nik pełni rów­no­cze­śnie funk­cję doradcy – jest uni­wer­sal­nym spe­cja­li­stą w danej dzie­dzi­nie.

Wadą struk­tury linio­wej jest kon­cen­tra­cja prze­ło­żonych na zbyt wielu zada­niach jed­no­cze­śnie. Wymaga to od nich wszech­stron­no­ści oraz opa­no­wa­nia sze­ro­kiego zakresu pro­ble­mów i zagad­nień zwią­za­nych z daną sek­cją pracy.

Funk­cjo­nalne komórki orga­ni­za­cyjne

Forma funk­cjo­nalna polega na posia­da­niu, przez pra­cow­ników, prze­ło­żonych hie­rar­chicz­nych oraz funk­cjo­nal­nych. Ci pierwsi decy­dują o tym jakie zada­nia mają być wyko­nane, a dru­dzy wydają dys­po­zy­cję co do spo­sobu ich wyko­na­nia. Pra­cow­nik w funk­cjo­nal­nej komórce orga­ni­za­cyjnej może posia­dać kilku zwierzch­ni­ków, każdy wyspe­cja­li­zo­wany w okre­ślonej dzie­dzi­nie. Kon­struk­cja tej struk­tury opiera się na spe­cja­li­za­cji w kie­row­nic­twie. Prze­ja­wia się to przede wszyst­kim z pro­fe­sjo­na­li­zmie podej­mo­wa­nych decy­zji. Jed­nak naru­sza zasadę jed­no­oso­bo­wego zarzą­dza­nia.

Struk­tura funk­cjo­nalna odpo­wiada na postu­lat spe­cja­li­za­cji prze­ło­żonych, jed­nak zda­rzają się sprzeczne pole­ce­nia wyda­wane przez róż­nych prze­ło­żonych. Takie dzia­ła­nie osła­bia odpo­wie­dzial­ność i dys­cy­plinę pra­cow­ników.

Źródło: Freepik.com

Szta­bowo-liniowa forma komó­rek orga­ni­za­cyj­nych

W szta­bowo-linio­wej for­mie komó­rek orga­ni­za­cyj­nych połą­czono zalety formy linio­wej oraz funk­cjo­nal­nej. Na czele każ­dej komórki stoi jeden kie­row­nik, który zarzą­dza całą jej dzia­łal­no­ścią. Sam odpo­wiadam przed kie­row­nikiem wyż­szego szcze­bla od któ­rego otrzy­muje zada­nia i jest odpo­wie­dzialny za ich wyko­na­nie. Dzia­ła­nie te zostały prze­jęte z formy linio­wej. Prze­ło­żony ma jed­nak do dys­po­zy­cji wyspe­cja­li­zo­wany apa­rat pomoc­ni­czy. Składa się on z odpo­wied­nich spe­cja­li­stów w róż­nych dzie­dzi­nach. Ich zada­niem jest przy­go­to­wa­nie dokład­nych mate­ria­łów, które umoż­li­wią prze­ło­żo­nemu podej­mo­wa­nie słusz­nych decy­zji oraz wła­ściwe kie­ro­wa­nie i wery­fi­ko­wa­nie komó­rek mu pod­legających. Zasady te zostały prze­jęte z formy funk­cjo­nal­nej, jed­nak zostały ulep­szone. Komórka pomoc­ni­cza nie ma prawa wyda­wa­nia pole­ceń, więc unika się wyda­wa­nia sprzecz­nych pole­ceń.

Struk­tury komó­rek orga­ni­za­cyj­nych

Forma orga­ni­za­cyjna przed­się­bior­stwa roz­bu­do­wuje się wraz ze wzro­stem liczby pra­cow­ników oraz roz­wią­zy­wa­niem coraz trud­niej­szych zadań. W dużych fir­mach two­rzy się struk­tury orga­ni­za­cyjne, które umoż­li­wiają efek­tywną reali­za­cję celów. Należą do niej przede wszyst­kim:

• Struk­tura dywi­zjo­nalna – polega na wyod­ręb­nie­niu mniej­szych jed­no­stek orga­ni­za­cyj­nych do reali­za­cji sta­łych zadań;
• Struk­tura macie­rzowa – wystę­puje w niej dwóch kie­row­ni­ków, wyspe­cja­li­zo­wanych w okre­ślo­nych, stale wystę­pu­ją­cych dzie­dzi­nach, oraz kie­row­nikom kon­kret­nych zadań;
• Pio­nów sca­lo­nych – wyspe­cja­li­zo­wane komórki reali­zują okre­ślone cele i pod­legają jed­nemu prze­ło­żo­nemu;
• Struk­tura pro­jek­towa – powo­łuje zespoły komó­rek do zadań o inno­wa­cyjnym i nie­po­wta­rzal­nym cha­rak­te­rze.

Ważną zasadą jest wza­jemna rów­no­waga w zakre­sie zadań, odpo­wie­dzial­no­ści i upraw­nień. Nieprze­strze­ga­nie jej powo­duje zabu­rze­nie spraw­nego funk­cjo­no­wa­nia przed­się­bior­stwa. Dzieje się tak szcze­gól­nie wtedy, gdy komórki mają nie­wy­star­cza­jące upraw­nie­nia do wyko­ny­wa­nia okre­ślo­nych zadań lub gdy przy­własz­czają upraw­nie­nia innych komó­rek.