W XXI wieku cyfryzacja na dobre zagościła zarówno w naszym prywatnym, jak i zawodowym życiu. Każdego dnia powstają kolejne procesy i rozwiązania, które się z nią wiążą i spełniają jeden z jej głównych celów, czyli ułatwianie codziennego życia oraz oszczędność czasu. Jednym z takich pojęć jest digitalizacja dokumentów, która odnosi się do przetwarzania papierowej dokumentacji na formę cyfrową. Obecnie korzysta z tego wiele przedsiębiorstw, a chętnych z dnia na dzień przybywa. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, dlaczego digitalizacja dokumentów to coś, co warto wdrożyć także w twojej firmie.
Jakie korzyści niesie za sobą digitalizacja dokumentów?
Jedną z głównych przewag formy cyfrowej nad papierową jest jej powszechna dostępność. Digitalizacja dokumentów sprawia, że takie pliki możemy przejrzeć, sprawdzić czy przesłać praktycznie w każdej chwili i z każdego miejsca na świecie. Zwykle wystarczy mieć dostęp do komputera czy smartfona oraz internet. Przy papierowej wersji jest to o wiele trudniejsze. Przykładowo, jeśli jesteśmy w delegacji i zapomnieliśmy jakiegoś dokumentu, który jest jedynie w formie papierowej i znajduje się w biurze oddalonym o setki kilometrów – tutaj ten dostęp będzie jednak utrudniony. Drugim aspektem, o którym warto wspomnieć jest redukcja kosztów związanych zarówno z “wyprodukowaniem” takiej papierowej dokumentacji, jak jej utrzymaniem. W końcu sama eksploatacja drukarek, kopiarek i skanerów kosztuje, podobnie jak przechowywanie takiej dokumentacji w teczkach, archiwach, itp. Omawiana tutaj digitalizacja dokumentów ogranicza takie koszty niemal do zera. Innym aspektem, o którym wspominają fani cyfryzacji wszelkich umów, faktur oraz innych podobnych jest znaczne zmniejszenie czasu potrzebnego do ich przetworzenia i wysyłki. W tym przypadku wystarczy przesłać odpowiedni plik, np. mailem. Nie trzeba wydawać dodatkowych pieniędzy na wysyłki pocztą czy kurierem, ani zdawać się na ich dostępność oraz szybkość obsługi. Znika także ryzyko, że dokumenty po drodze mogą zaginąć czy zostać zniszczone.
Infinite OCR, czyli digitalizacja dokumentów narzędziem od lidera w branży paperless
Digitalizacja dokumentów jest możliwa m.in. dzięki takim systemom jak ten od firmy Infinite. Umożliwia on podgląd całej przetworzonej dokumentacji w każdym momencie, a także szybki eksport plików do programów używanych w twojej firmie. Obecnie najczęściej Infinite OCR stosowane jest w branży HR oraz biurach rachunkowych. W pierwszej z nich narzędzie ułatwia codzienną pracę, np. poprzez digitalizację teczek pracowników, a także na zaciąganie danych, które usprawniają integrację z wewnętrznymi systemami HR-owymi. W biurach rachunkowych służy ono przede wszystkim do przetwarzania papierowych faktur na ich cyfrową formę. Co ciekawe, obecnie korzysta z niego ponad 1300 biur w całym kraju!
Decyzja o wejściu na stałe w proces, jakim jest digitalizacja dokumentów jest z pewnością dobrym ruchem nie tylko dla samego właściciela czy zarządcy firmy, bo np. redukuje koszty, ale stanowi także duże odciążenie dla większości pracowników i procesów, w których przewija się dokumentacja.
Najnowsze komentarze