Jak zwiększyć efektywność obsługi telefonicznej klientów?

telefon stacjonarny

Telefoniczna obsługa klientów to istotny segment komunikacji firmy z nimi. Urywające się telefony, mnóstwo nieodebranych lub oczekujących połączeń, a przez to bałagan, klienci, do których nie oddzwoniono – to najczęściej zdarzające się sytuacje. Każda z nich wpływa negatywnie na obsługę klientów, a tym samym na obroty firmy. Jak zwiększyć efektywność obsługi telefonicznej klientów?

Regularne szkolenie pracowników

Telefoniczna obsługa klientów to zadanie o wiele trudniejsze niż może się wydawać. Dopiero rzeczywistość, szczególnie w gorącym okresie pokazuje, z jakimi i z iloma trudnościami trzeba się mierzyć. Nie sposób więc zapobiec im na zapas, dlatego pozostaje reagowanie na bieżące problemy i utrudnienia. Regularne szkolenie pracowników, by podnieść standard obsługi, jest jedną z podstaw dla sprawnego funkcjonowania firmy.

Inwestycja w rozwiązania wspierające pracę

Jednak nawet najlepsze szkolenia nie zdadzą się na wiele, jeśli wewnętrzna infrastruktura firmy nie będzie przystosowana do nowoczesnej obsługi telefonicznej. Dlatego efektywność pracy telefonicznej trzeba na bieżąco monitorować i dostosowywać się do zmieniającego się świata i potrzeb.

Nic nie zastąpi narzędzi dedykowanych takiej pracy, które ją usprawnią. Jednym z najlepszych rozwiązań jest centrala telefoniczna. Integracja funkcjonalności wszystkich kanałów komunikacji (telefon, e-mail, fax, wiadomości SMS) to jedno. Drugie – to uniezależnienie od czasu i miejsca pracy. Wirtualna centrala telefoniczna (https://systell.pl/wirtualna-centrala-telefoniczna/) działa bowiem w chmurze, dlatego dostęp do niej możliwy jest z każdego urządzenia: smartfona, tabletu czy komputera. Jedynym warunkiem jest połączenie z siecią. Dzięki temu dostęp do pełnej funkcjonalności systemu jest zawsze i z każdego miejsca.

Oprogramowanie usprawniające obsługę telefoniczną

Wirtualna centrala telefoniczna to rozwiązanie nowoczesne i niezastąpione. Łączy funkcjonalność wielu innych narzędzi komunikacyjnych, przenosząc wszystko do sieci. To nie tylko wspomaga wydajność pracy, ale również pozwala na oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy.

Odpada bowiem koszt zakupu i utrzymania urządzeń oraz sieci telefonicznej. Zmniejsza się również zużycie energii elektrycznej – w końcu wszystkie urządzenia zostały “przeniesione” do jednego: do komputera.

Dodatkową korzyścią takiego rozwiązania jest pełna i przejrzysta kontrola nad wszystkimi procesami: połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi, odrzuconymi, nieodebranymi i czekającymi w kolejce. Taki przejrzysty porządek zapewnia sprawną komunikację z klientami – wiadomo, do kogo oddzwonić, czy kto próbował się skontaktować kilkukrotnie.

Centrala telefoniczna to także potężna, nowoczesna baza danych, do których można sięgnąć w każdej chwili. Od tej pory żaden klient nie zostanie przypadkowo pominięty, a telefoniczna obsługa wejdzie na o wiele wyższy poziom.