Jak napisać oficjalnego e-maila

korespondencja elektroniczna

E-mail to wiadomość przekazywana drogą elektroniczną. Po pierwsze to bardzo szybki sposób komunikacji, po drugie darmowy, po trzecie powszechny. Czego chcieć więcej?

Pisanie maili weszło w życie każdego z nas. Jest też powszechnie używanym sposóbem komunikacji w kontaktach biznesowych. Jego treść powinna być krótka. Zbyt długie zdania w takiej wiadomości ciężko się czyta. Jest kilka zasad które obowiązują świat przy pisaniu maili.

Oficjalne maile są jednym z kanałów komunikacji w praktycznie każdej firmie. Dlatego prędzej czy później będziemy mieć z nim do czynienia. Także warto umieć go sformułować w szybki i czytelny dla odbiorcy sposób.

Jaki powinien być email

  • Treściwy – powinien zawierać w krótkiej formie opisane najważniejsze informacje. Jeśli mamy większą ilość danych do przekazania to lepiej je zawrzeć w załączniku w formacie pdf. W wiadomości piszemy czego dotyczy załączni.
  • Oficjalny – wiadomość elektroniczna przyjęło się, że powinna być w formie oficjalnej. Oczywiście jak piszemy do znajomego możemy pisać w sposób mniej oficjalny. Jednak unikajmy nacechowania emocjonalnego.
  • Zwrot grzecznościowy – to zależy jaki jest charakter naszej wiadomości, do kogo piszemy. Czy chcemy podkreślić jego status. Wtedy możemy zacząć od „Szanowny Panie Dyrektorze”, mniej oficjalnie: Witaj Dagmaro! Albo zwyczajnie Witam, Dzień dobry.
  • Układ – pierwsza linijka to zwrot grzecznościowy j/w, potem robimy odstęp jednego wersu, następnie piszemy w jednym zdaniu o celu, w kolejnych kilku przedstawiamy całą sprawę. Na zakończenie napiszmy jakiego efektu oczekujemy. Kolejny wers odstępu i umieszczamy pozdrowienie oraz podpis.
  • Stopka i temat – czyli coś czego nie powinniśmy zostawić pustego. O ile stopka jeszcze przejdzie, o tyle temat jest koniecznością. Inaczej nasza wiadomość może nie zostać w ogóle otwarta. Temat to spectrum wiadomości zawarte w kilku słowach.

pixabay.com

Załącznik do wiadomości

Często zdarza się, że oprócz maila mamy też dołączyć załącznik. Dlatego warto najpierw napisać wiadomość, dodać załącznik i dopiero wtedy zaznaczyć adresata. Przynajmniej nie wyślemy wiadomości bez załącznika. Aczkolwiek zdarza się to najlepszym, więc jeśli jednak kliknęliśmy „wyślij” bez załącznika to nic strasznego się nie dzieje. Należy napisać kolejną wiadomość z załącznikiem i ewentualnie nawiązać, że dotyczy ona poprzedniego maila.

Jednolita forma w wiadomości email

Jeśli w powitaniu zawarliśmy zwrot „Szanowny Panie” w jego treści także zachowajmy tą formę. Zmiana jej na liczbę mnogą czy formę żeńską jest niedopuszczalne. Jeśli to pierwsza nasza styczność z takim zadaniem jak oficjalny mail polecam sprawdzić sobie przykłady pisanych maili oraz wybrać z nich to co nam najbardziej pasuje do sytuacji. Z kilku napisanych maili wybierzemy sobie jeden najlepszy i ten zostanie wysłany. Im więcej będziemy ćwiczyć tym prędzej dojdziemy do perfekcji.

Czego nie robić wysyłając maile

Oczywiście sama treść maila ma duże znaczenie. Jej zwięzłość, formatowanie ułatwiające czytanie oraz załączniki. Pamiętajmy też, że w oficjalnym e-mailu nie mogą być podłączone inne wiadomości. Zawsze jak przekazujemy e-mail od kogoś sprawdźmy czy pod stopką z naszymi danymi nie widnieje poprzednia korespondencja. Nie wygląda to estetycznie, a także możemy niechcący ujawnić informacje poufne.

Email w marketingu

Na pewno trzeba unikać długich tekstów. Takie wiadomości są po prostu wrzucane do kosza. Kolejne to nie używajmy go do spamowania. Jest to w polskim prawie zabronione. Wystarczy wcześniej wysłać zapytanie o zgodę na wysłanie oferty. Można też zamieścić w swojej wiadomości odnośnik do oferty, którą przygotowałeś dla klienta. On, jeśli będzie chciał może oczywiście kliknąć na link wtedy automatycznie zostanie przekierowany na stronę z ofertą. Po otrzymaniu wiadomości, że adresat nie wyraża zgody na wysyłanie ofert drogą elektroniczną, należy go koniecznie wykreślić z bazy danych.

Wiadomość e-mail może być i jest oficjalnym dokumentem wiążącym obie strony. Jest on w prawodawstwie polskim traktowany na równi z listem. W związku z czym umowy zawarte droga elektroniczną mają taką samą wiążącą wartość jak te pisane. Dlatego otrzymując informacje, na którą się nie zgadzamy należy wysłać szybko odpowiedź korygującą.

Źródła:

  • https://www.infakt.pl/blog/
  • http://mobiletry.com/