Utrzymywanie bezpieczeństwa w obiekcie do wspólnego użytku

Wdrożenie kontroli dostępu w firmie, gdy jesteśmy także właścicielem nieruchomości, w której prowadzimy działalność lub jej zarządcą, nie jest niczym trudnym. Wystarczy określić funkcjonalność systemu, na której nam zależy, wybrać dostawcę i zlecić mu wykonanie całej instalacji.

Niestety sytuacja się komplikuje, gdy prowadzimy firmę w najmowanym lokalu, a tym bardziej kiedy jesteśmy tylko jednym z najemców nieruchomości. Wtedy wprowadzenie jakichkolwiek zmian w infrastrukturze obiektu wymaga uzyskania zgody jego właściciela. Dodatkowo w przypadku współnajmu, kiedy z takich części budynku jak korytarz, pomieszczenie socjalne czy recepcja korzystamy razem z innymi dzierżawcami, może nam być trudno monitorować dostęp do nich, gdyż są one użytkowane także przez pracowników, kontrahentów i klientów firm, które nie byłyby objęte naszym systemem kontroli dostępu.

Jak poradzić sobie z wyzwaniem wdrożenia systemu KD w budynku, który najmujemy?

Mamy tutaj dwa rozwiązania, z których właściwie tylko jedno jest dla nas dobre – zainstalować system bez zgody właściciela lub za jego zgodą. Jeśli zdecydujemy się na instalację bez takiej zgody, w najlepszym wypadku narazimy się na konieczność sfinansowania całej inwestycji z własnej kieszeni. Najczęściej jednak spotkamy się z konsekwencją w postaci wypowiedzenia umowy najmu, czy konieczności przywrócenia stanu budynku sprzed instalacji. Nierzadko taka sytuacja może znaleźć swój finał w sądzie – szczególnie wtedy, gdy właściciel obiektu stanowczo sprzeciwia się wprowadzaniu tego typu rozwiązań. Dlatego warto przedstawić swój pomysł i przekonać do niego właściciela, lokatorów czy zarządców nieruchomości. Jeśli zrobimy to dobrze, możemy nie tylko zyskać ich aprobatę, ale jest też duża szansa, że zdecydują się oni na partycypację w kosztach całego przedsięwzięcia. Podczas takiej konfrontacji warto:

• przedstawić korzyści wynikające z wdrożenia kontroli dostępu i zwiększenia poziomu bezpieczeństwa.
• podkreślić podniesienie jakości obiektu i wzrost jego prestiżu.
• wymienić zagrożenia płynące z braku posiadania tego typu zabezpieczeń
• poinformować o funkcjonalności systemu i o tym, jakie stwarza możliwości
• przedstawić koszt instalacji – czy jest to opłata jednorazowa, czy też wymaga uiszczania okresowego abonamentu

W bardziej komfortowej sytuacji jesteśmy, kiedy mamy dopiero zamiar przeprowadzić się do nowego biura. Wtedy rozmowy o ewentualnym wdrożeniu rozwiązań z zakresu systemów bezpieczeństwa można rozpocząć jeszcze przed podpisaniem umowy z wynajmującym. Da mu to sygnał, że jesteśmy zainteresowani lokalem, ale jednocześnie zależy nam na wysokim poziomie zabezpieczeń. Może to też poniekąd być naszą kartą przetargową, bowiem każdy właściciel ma prawny obowiązek zapewnienia odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa swojej nieruchomości oraz jej użytkownikom. Przykładowo, może to zrobić poprzez:

• instalację domofonu czy wideodomofonu
• instalację systemu CCTV
• instalację kontroli dostępu do poszczególnych drzwi, czy większych stref
• zatrudnienie pełnoetatowych pracowników ochrony, którzy będą patrolować cały obiekt i teren wokół niego
• zatrudnienie pracowników ochrony w holu budynku, którzy będą odpowiedzialni za weryfikację osób chcących dostać się na jego teren

Ze swojej strony możemy dodatkowo pomóc wynajmującemu w oszacowaniu kosztów inwestycji wskazując miejsca na obiekcie, w których chcielibyśmy wprowadzić usprawnienia. Dzięki temu będzie mógł on określić zakres niezbędnych do wykonania prac, takich jak np. konieczność doprowadzenia nowego okablowania zasilającego i sieciowego do miejsc instalacji urządzeń, wymiany zamków w drzwiach, czy też całych drzwi. Możemy też wyjść z propozycją sfinansowania części lub całości przedsięwzięcia w zamian za obniżenie opłat za wynajem bądź też rezygnację z nich na pewien okres. Jeśli zaś zatrudniamy w swojej firmie specjalistów od spraw bezpieczeństwa, możemy także zaoferować ich pomoc przy wdrażaniu rozwiązania, czy chociażby wesprzeć wynajmującego w szkoleniu pracowników ochrony i pozostałych najmujących z obsługi nowego systemu.

W każdej sytuacji warto dbać o utrzymywanie pozytywnych relacji na linii właściciel-najemca, gdyż przynosi to obopólną korzyść. Cel uświęca środki – jeśli planujemy wdrożyć system kontroli dostępu w budynku (czytaj więcej na: https://www.timaco.pl/kontrola-dostepu), czy lokalu który wynajmujemy, wyjdźmy na przeciw wynajmującemu, pokażmy, że będziemy brać aktywny udział w jego wdrażaniu, a z pewnością zostanie to przez niego docenione i osiągniemy zamierzony efekt.

Autorem tekstu jest firma Timaco Sp. z o.o. zajmująca się wdrażaniem kompleksowych systemów kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy. Jeśli chcieliby Państwo zapoznać się z naszą ofertą bądź uzyskać pomoc w doborze odpowiedniego rozwiązania, zachęcamy do kontaktu i odwiedzenia naszej strony https://www.timaco.pl/