Zalety stosowania faktur elektronicznych

Wprowadzane przez ustawodawcę rozwiązania, dotyczące faktur elektronicznych, mają zachęcić przedsiębiorców do ich stosowania.

Zalety stosowania faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne znane są w polskim porządku prawnym od wielu lat, a nowelizacja Ustawy o podatku dochodowym od towarów i usług z 2014 roku doprecyzowała wszelkie niejasności, dotyczące ich stosowania. Od kiedy efaktura zrównana została z fakturą papierową wielu przedsiębiorców z sukcesem zastąpiło nią dotychczasowe tradycyjne dokumenty księgowe. Szereg korzyści, które płyną z powszechnej digitalizacji prowadzonej działalności, skłania zaś do takich zmian kolejne podmioty.

Katalog korzyści, płynących ze stosowania faktury elektronicznej nie jest zamknięty. Do najważniejszych zaliczyć można:

• oszczędność czasu i pieniędzy – redukcja wydatków związanych z wystawianiem i wysyłaniem dokumentów papierowych przekłada się na wymierne oszczędności. Skraca się także czas związany z obsługą faktur, zarówno ich wystawianiem, weryfikowaniem, jak i wysyłaniem.
• szybkie dostarczenie do klienta – faktura online dostarczona zostaje klientowi niemal natychmiast po jej wystawieniu. Droga, którą musi przebyć e faktura jest zdecydowanie krótsza niż w przypadku tradycyjnego dokumentu.
• zwiększenie płynności finansowej – dostarczenie faktury elektronicznej w szybkim tempie przyspiesza otrzymanie zapłaty.
• wygodne przechowywanie – archiwizowanie faktur online jest nie tylko w pełni bezpieczne, ale też pozwala zaoszczędzić przestrzeń.
• ekoodpowiedzialność w biznesie – efaktura jest bardziej ekologiczną alternatywą faktur papierowych.

EDI – korzyści wdrożenia systemu

Jednym z obowiązków podatnika, wystawiającego fakturę, jest określenie sposobu zapewnienia jej autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Zgodnie z przepisami zapewnić można je za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą. Kolejną udogodnieniem w przypadku wystawiania faktur online, jest to, że możliwe jest zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności także w razie wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

Warto dodać, że system EDI może przynieść podatnikom szereg innych korzyści. Dzięki ofercie operatorów EDI, możliwa jest bowiem nie tylko wymiana danych pomiędzy systemami, ale także wiele innych usprawnień. Wśród nich wskazać można między innymi walidację i matching oferowane przez edison.pl. Dzięki temu automatycznemu procesowi każda efaktura podlega sprawdzeniu pod względem poprawności.

Walidacja faktur elektronicznych to ich zweryfikowanie pod względem składniowym, rachunkowym oraz biznesowym. Sprawdzeniu podlega zatem to, czy podatek został wyliczony w sposób prawidłowy, czy właściwie zadeklarowana została stawka podatku, a także to, czy podany jest numer dowodu dostawy, czy posiada on prawidłową strukturę. Przeanalizowana zostaje zgodność danych zawartych na fakturze z przedmiotem zamówienia i odebraną dostawą. Co istotne, wszystko odbywa się według ściśle określonych reguł, które ustalane zostają z podatnikiem.

Matching, czyli zestawienie przesłanych e faktur z zamówieniami i innymi dokumentami referencyjnymi to swego rodzaju uzupełnienie walidacji. Pozwala on także na automatyczne dopasowanie faktur z dokumentami logistycznymi. Tym samym procesy te zastępują długą i monotonną, a przez to kosztotwórczą pracę osób.

Archiwizacja faktur elektronicznych

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność pojawiają się także w kontekście przechowywania faktur elektronicznych. Zgodnie z art. 112a ustawy podatnicy zobowiązani są przechowywać wystawione i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie, a także zapewniający im autentyczność, integralność i czytelność. Ponieważ ustawodawca nie określił w żaden szczególny sposób zasad przechowywania faktur online, przyjmuje się, że wszystkie warunki określone w art. 112a ustawy dotyczą także tej formy dokumentów. Do archiwizacji efaktur można wykorzystać zatem prawidłowo wdrożony system EDI.