Urządzenia biurowe niezbędne w każdej firmie

Każda firma potrzebuje urządzeń do drukowania, powielania, przesyłania i niszczenia dokumentów. Coraz większą rolę odgrywa skanowanie, które pozwala digitalizować tradycyjne wydruki papierowe. Dokumenty wymagają też szybkiego dostarczania. Natomiast te, które stały się nieprzydatne, powinny zostać zniszczone w taki sposób, który uniemożliwi ich odtworzenie. Dowiedz się, jakie urządzenia biurowe są potrzebne do wykonania opisanych zadań.

Wybierając urządzenia biurowe do obsługi dokumentów, można przyjąć dwie strategie. Pierwsza polega na zakupie wielu niedużych drukarek, skanerów, faksów i niszczarek, które zostaną rozlokowane tam, gdzie są najczęściej potrzebne. Druga strategia zakłada daleko idącą integrację – tworzenie firmowych centrów druku. Ich wyposażeniem są najczęściej wysokowydajne urządzenia wielofunkcyjne do biura, które zaspokajają większość potrzeb związanych z tworzeniem dokumentów, ich dystrybucją i wykańczaniem.

Jakie czynności związane są z obsługą dokumentów?

Niezależnie od tego, jaką strategię zakupu sprzętu wybierzesz, musisz zapewnić sobie realizację podstawowych zadań związanych z tworzeniem i obsługą dokumentów:

• kopiowanie dokumentów papierowych – podstawą obrotu dokumentami jest możliwość robienia kopii: do tego celu można użyć kopiarek analogowych (ich jedyną funkcją jest powielanie) lub kopiarek cyfrowych, czyli urządzeń wielofunkcyjnych (Multi-Function Printer – MFP) – można też skanować dokumenty, a następnie drukować w odpowiedniej ilości z plików przechowywanych na dysku twardym komputera, co może być przydatne w przypadku formularzy i innych często używanych druków,
• drukowanie – zadanie to standardowo realizują drukarki atramentowe i laserowe lub urządzenia MFP – im większe jest zapotrzebowanie na druk, tym bardziej opłaca się inwestycja w profesjonalny sprzęt drukujący, który odznacza się wysoką wydajnością, szybkością druku i trwałością podzespołów,
• skanowanie – digitalizacja dokumentów papierowych wymaga urządzenia skanującego i odpowiedniego oprogramowania OCR, które pozwala odczytać dane tekstowe z dokumentu i umożliwić ich edycję – tworzenie elektronicznych wersji dokumentów można przeprowadzić przy użyciu osobnych skanerów lub skorzystać ze skanera w urządzeniu MFP,
• przesyłanie dokumentów papierowych i zdigitalizowanych – dokumenty papierowe można dostarczyć za pośrednictwem faksu, a elektroniczne przesłać mailem lub udostępnić na dysku wirtualnym (w chmurze) – przy dużych wolumenach rozsyłanych dokumentów najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie wielofunkcyjnych kopiarek, które pozwalają w znacznym stopniu zautomatyzować procesy faksowania lub digitalizowania papierowych dokumentów oraz przesyłania i udostępniania ich elektronicznych kopii,
• wykańczanie – wytwarzanie dokumentów nie ogranicza się do kopiowania stron w odpowiednim formacie: wydrukowane dokumenty często wymagają składania (falcowania), zszywania czy dziurkowania, do czego można użyć osobnych urządzeń lub dokupić odpowiedni finiszer do urządzenia wielofunkcyjnego,
• niszczenie – ostatnim etapem życia dokumentów jest ich niszczenie: w przypadku dokumentów elektronicznych jest równoznaczne z usuwaniem plików, a często także fizycznym niszczeniem nośników (dysków twardych, pamięci przenośnych) – dokumenty papierowe należy pociąć na drobne kawałki przy użyciu niszczarki: podstawowy poziom bezpieczeństwa zapewnia pocięcie kartki A4 na 40 kawałków, natomiast w przypadku tajnych dokumentów rządowych czy wojskowych każdy arkusz A4 powinien zostać rozdrobniony na kilkanaście tysięcy mikrościnków.

Jedno urządzenie wielofunkcyjne czy drukarka, skaner, kopiarka i faks osobno?

Drukarka nabiurkowa, podobnie skaner, faks czy kopiarka zlokalizowane bezpośrednio przy stanowisku pracy wydają się wygodnym rozwiązaniem. Jednak jest to komfort pozorny, a do tego bardzo kosztowny. Znacznie ekonomiczniejszym, wydajniejszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest stworzenie centrum druku w firmie, czyli wydzielenie osobnego pomieszczenia dla drukarek, skanerów i urządzeń klasy MFP.

O korzyściach zintegrowanego i scentralizowanego środowiska druku mówi specjalista z firmy DKS w Białymstoku, dostarczającej kserokopiarki: – Rozproszony sprzęt drukujący bardzo skutecznie podnosi koszty zakupu i serwisu. Zamiast jednego czy kilku urządzeń wielofunkcyjnych trzeba monitorować kilkanaście, a czasami kilkadziesiąt czy nawet kilkaset urządzeń peryferyjnych rozproszonych na terenie biura. Do każdego trzeba dotrzeć, przeprowadzić testy, usunąć awarię. Zazwyczaj są to urządzenia wielu producentów, różniące się sposobem obsługi, co utrudnia prowadzenie szkoleń i pełne wykorzystanie możliwości sprzętu. Różnorodność urządzeń komplikuje też komunikację pomiędzy nimi, utrudnia zamawianie materiałów eksploatacyjnych i odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem nieuprawnionych osób. Wszystko razem może doprowadzić do chaosu i nadprogramowych wydatków oraz do marnotrawstwa czasu pracy. Aby zaprowadzić porządek i odzyskać kontrolę nad procesami druku w firmie, wystarczy zastąpić dziesiątki mało wydajnych, rozproszonych urządzeń peryferyjnych jedną lub kilkoma wielofunkcyjnymi kserokopiarkami klasy biznesowej.

Najbardziej zauważalną i niemal natychmiastową korzyścią z centralizacji środowiska druku jest ograniczenie marnotrawstwa. Urządzenia wielofunkcyjne do biura posiadają narzędzia do monitorowania procesów druku. Jeżeli użytkownicy mają świadomość, że każda wydrukowana, kopiowana czy skanowana strona jest przypisana do konkretnej osoby, spada liczba wydruków prywatnych i powszechniejsze staje się zastępowanie dokumentów papierowych ich wersjami elektronicznymi.

Z kolei odpowiednie określenie praw dostępu do urządzeń drukujących, np. ograniczenie korzystania z formatu A3 czy do druku w kolorze, niemal natychmiast obniża wydatki na papier i materiały eksploatacyjne. W dłuższej perspektywie zastosowanie wysokiej klasy urządzeń wielofunkcyjnych do biura przekłada się na istotne oszczędności w budżecie i usprawnienie przepływu dokumentów w firmie.