Niektórym osobom system DMS może kojarzyć się jedynie z digitalizacją i przechowywaniem dokumentów. Obecnie jednak rozwiązanie to ma dużo więcej zastosowań, takich jak na przykład modelowanie procesów workflow. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi, które różnią się oferowanymi możliwościami. Warto więc wiedzieć, jakie cechy powinien posiadać dobry system zarządzania dokumentacją.
System DMS – zastosowanie
Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej inwestują w technologie, które mają wspomóc cyfryzację firmy. Istotna stała się między innymi optymalizacja zarządzania dokumentacją. Niezwykle pomocny okazuje się tutaj system DMS (Document Management System). Jego wdrożenie pozwoli wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów i zastąpić nim jego mniej wydajnego, tradycyjnego odpowiednika. System DMS usprawnia między innymi takie etapy zarządzania dokumentami jak ich:
- przechowywanie,
- agregowanie,
- ewidencjonowanie,
- wyszukiwanie,
- udostępnianie,
- archiwizacja.
Właściwy system zarządzania dokumentacją będzie oferował jeszcze więcej funkcjonalności, takich jak tworzenie i dopasowywanie procesów workflow. Dzięki temu firma może na przykład samodzielnie zaprojektować obieg dokumentów. Dodatkowo ułatwi on także monitorowanie etapów przepływu dokumentu, przez co dotrzymywanie terminów będzie znacznie łatwiejsze. Systemy workflow i DMS pozwolą więc usprawnić przepływ informacji i zwiększyć efektywność firmy. Przyczynią się także do poprawy procesów związanych z obiegiem wniosków, pism, korespondencji, umów czy też faktur. Na co w takim razie warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu DMS, by zapewnił on firmie najwięcej korzyści?
Czym cechuje się dobry system zarządzania dokumentacją?
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują, że chcą wdrożyć system DMS do swojej firmy, będą mogli zapoznać się z wieloma ofertami. Obecnie dostępnych jest bowiem bardzo dużo narzędzi, które różnią się funkcjonalnością. Przed dokonaniem wyboru warto więc poświęcić czas na zbadanie potrzeb i oczekiwań zarówno firmy w całości, jak i jej poszczególnych działów czy nawet konkretnych pracowników.
Warto pamiętać, że system zarządzania dokumentacją ma optymalizować procesy, a nie je utrudniać. Dlatego musi być on przede wszystkim intuicyjny i prosty w obsłudze, a także pozwalać na dopasowanie go do obecnie funkcjonujących w firmie procedur. Ważne jest także to, by system DMS umożliwiał rozbudowę, na przykład przez dodanie do niego kolejnych modułów, jak również modyfikowanie go i łączenie z innymi narzędziami. Kluczowe jest również, by zapewniał on najwyższe standardy bezpieczeństwa. Bardzo pomocna może okazać się tutaj funkcja nadawania uprawnień i ról odpowiednim osobom.
Co jednak konkretnie powinien zapewniać dobry system DMS? Na pewno nie może w nim zabraknąć funkcjonalności takich jak:
- wdrażanie własnego podziału dokumentów,
- przydzielanie pracownikom ról i uprawnień,
- samodzielne wdrażanie zmian i modyfikacji,
- możliwość podglądu dokumentu bez jego otwierania;,
- wygodna obsługa zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych,
- możliwość integracji zarówno z innymi narzędziami, jak i z GUS i NBP.
Systemy DMS i workflow – korzyści dla firmy
Elektroniczny system zarządzania dokumentacją przyczynia się do usprawnienia wielu procesów, dlatego cieszy się on obecnie bardzo dużym zainteresowaniem. Dzięki zmianom w duchu strategii paperless, które są związane z jego wdrożeniem, firma może zredukować koszty i przyspieszyć wykonywanie wielu zadań. Poprawi się także dostęp do informacji i bezpieczeństwo danych, a ryzyko błędów zostanie znacznie ograniczone. Wszystko to przełoży się na wzrost efektywności przedsiębiorstwa i umożliwi jego dalszy rozwój.
Najnowsze komentarze