Czy w biurze da się zorganizować ład? Nie jest to łatwe, ale możliwe! Poniższe podpowiedzi są szybkie do wdrożenia, nie wymagają dużych nakładów finansowych, a mogą dużo zmienić.
Prosty trik: teczka na dokumenty z przegródkami
Zorganizowanie porządku w dokumentach nie należy do najłatwiejszych czynności, jednak posiadanie odpowiednich akcesoriów znacznie ułatwia sprawę. To nie tylko długopisy, ołówki, cienkopisy, zszywacze, dziurkacze… Segregator z przegródkami to podstawa! Dokumenty często wymagają rozdzielenia ze względu na różne zmienne: obsługiwanego klienta, okres rozliczeniowy, rodzaj dokumentu. Alfabetyczne lub tematyczne uporządkowanie ułatwia pracę i redukuje ryzyko popełnienia błędu.
W wielu przypadkach najlepszym wyborem będzie teczka na dokumenty z przegródkami oznaczonymi różnymi kolorami i umożliwiającymi opisanie przegródki. Dużo łatwiej znaleźć odpowiednie papiery, kiedy oznaczone są w wyraźny sposób. W sklepach papierniczych dostępne są teczki na dokumenty z przegródkami w różnych ilościach do wyboru. Być może wystarczy pięć lub sześć przegród; z kolei dwanaście idealnie sprawdzi się do zbierania całorocznej dokumentacji – na jednej przegrodzie na każdy miesiąc.
Jeśli duża ilość dokumentów wymaga przenoszenia, np. na prezentację lub do klienta, pomocna może okazać się teczka harmonijkowa na dokumenty, wyposażona w wygodną rączkę. Jeśli kartek jest niewiele, nie zajmuje dużo miejsca. Jednocześnie można schować do niej dużo arkuszy, kategoryzując je za pomocą przegródek.
Specjalna korespondencyjna teczka z przegródkami A4 ma 31 kart na każdy dzień miesiąca. Sprawdza się do przechowywania przychodzących lub wychodzących dokumentów w miejscach o dużym obiegu korespondencji, np. w sekretariatach.
Nawyk codziennego sprzątania biurka
Nawet najlepsza teczka organizer nie zapewni porządku, jeśli nie zostanie starannie wykorzystana. Regularne dbanie o ład w biurze to gwarancja sukcesu. Dobrym sposobem jest wprowadzenie zasady codziennego sprzątania biurka przez pracowników. Można przeznaczyć na to kilkanaście minut zwykłego dnia pracy. Chodzi tutaj przede wszystkim o odłożenie dokumentów i przyborów na miejsce, ale także o ułatwienie pracy osobie sprzątającej.
Nie zawsze możliwe jest schowanie wszystkich dokumentów (jeśli trzeba dokończyć pracę następnego dnia), jednak warto zadbać o schludność i porządek. Wystarczy odłożyć je do teczki lub kuwety, zebrać długopisy i ołówki do przybornika, wynieść kubek i wytrzeć plamę po kawie… Kolejny poranek zacznie się znacznie przyjemniej.
Robienie przerw w dniu pracy
W biurze warto zadbać o krótkie, ale częste przerwy podczas dnia pracy. Wielogodzinne siedzenie przy biurku sprzyja gromadzeniu bałaganu w jednym miejscu. Tym bardziej, jeśli są przy nim spożywane posiłki.
“Zasiedzenie” przy blacie i komputerze jest szkodliwe z wielu względów. Wystarczy wstać, wyrzucić papierki lub umyć kubek, aby zadbać o ład, rozruszać się i przy okazji odświeżyć umysł. Takie drobne przerwy sprawiają, że pracownicy są mniej przemęczeni i bardziej efektywni. I, oczywiście, nie zasypują się bałaganem lub okruchami z drugiego śniadania.
Odpowiednie wyposażenie i dobre chęci
Zachowanie porządku w biurze jest możliwe! Wymaga posiadania odpowiedniego wyposażenia, ale także dobrych chęci. Kluczowa jest regularność. Aby uniknąć nawarstwiania się bałaganu, warto zadbać o organizację dokumentów i przyborów oraz systematyczne odkładanie wszystkiego na miejsce.
Najnowsze komentarze