Czy kasa fiskalna w taksówce jest obowiązkowa?

Kasy fiskalne różnią się wieloma parametrami: wydajnością, wyglądem, portami komunikacyjnymi, czasem pracy na baterii bez zasilania sieciowego, a nawet długością rolki papieru termicznego. Łączy je jednak cel zastosowania: prowadzenie ewidencji sprzedaży w sposób transparentny, a także skuteczna ochrona konsumentów. Nic dziwnego, że z roku na rok możliwość zrezygnowania z instalacji kasy obejmuje coraz mniej przedsiębiorców, a grupa upoważniona do tego rozwiązania kurczy się w zastraszającym tempie. Czy kasa fiskalna do taksówki to obowiązek? Chętnie odpowiemy na to pytanie!

Do czego służą kasy fiskalne do taxi?

Kasy fiskalne do taksówki zapisują  swojej pamięci wszystkie czynności podatkowe wykonane przez danego przedsiębiorcę. Urządzenia te mają tak naprawdę dwa podstawowe cele, które definiują ich zastosowanie w obrębie współczesnego handlu i usług:

• Ochrona konsumentów – w wielu branżach, szczególnie takich, w których płatność realizuje się za pomocą gotówki, paragon stanowi jedyną formę udowodnienia transakcji przez konsumenta. Daje tym samym możliwość zwrotu towaru, odpowiadania przez przedsiębiorcę z tytułu rękojmi czy zastosowania warunków gwarancji.
• Uszczelnienie systemu podatkowego – kasy fiskalne znacznie zmniejszają liczbę przedsiębiorców działających w szarej strefie. Zwiększają  wpływy do państwowego budżetu, znacznie obniżając straty związane z rozliczaniem transakcji z pominięciem systemu podatkowego.

Czy kasa fiskalna do taksówki jest obowiązkiem?

Firmy specjalizujące się w przewozie osób, w tym także jednoosobowe działalności gospodarcze realizujące usługi taksówkarskie, od czasu wejścia w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 roku mają obowiązek ewidencjonowania wszystkich przychodów za pomocą kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy dość szybko dostosowali się do nowego stanu rzeczy, system podatkowy uległ uszczelnieniu, a klienci zostali zabezpieczeni przed brakiem dowodu transakcji.

Kasy fiskalne do taxi są zatem pewnym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy realizującego usługę przewozu osób prywatnych. Nie są natomiast potrzebne w firmach specjalizujących się w przewozie przedsiębiorców. W tym przypadku dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest faktura VAT.

Czy kasa fiskalna do taksówki jest droga?

Podstawową obawą większości przedsiębiorców objętych obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej jest oczywiście koszt jej zakupu oraz dalsza eksploatacja, w tym m.in. przeglądy serwisowe. Cena zakupu dobrej jakościowo kasy rozpoczyna się od około 1300,00 zł netto. Warto jednak wiedzieć, że choć jednorazowy wydatek jest wysoki, można uzyskać zwrot części kosztów.  Taki zwrot wynosi do 700,00 zł (nie więcej niż 90% wartości kasy). To tak zwana ulga na zakup kasy fiskalnej. Aby otrzymać zwrot, należy:

• poinformować naczelnika US o zakupie kasy,
• rozpocząć sprzedaż w odpowiednim czasie,
• dysponować dowodem zakupu urządzenia, w tym fakturą czy rachunkiem,
• upewnić się, że jest to pierwsze kupowane przez nas urządzenie online lub (w przypadku dokupienia innej kasy) że czas od rozpoczęcia ewidencji nie przekroczył 6 miesięcy – czas obowiązywania ulgi to 6 miesięcy od terminu rozpoczęcia ewidencji na pierwszej zakupionej kasie online.

Kasy fiskalne do taxi – urządzenia typu online

Od 1 lipca 2021 kasy fiskalne do taxi muszą komunikować się z CRK – Centralnym Repozytorium Kas, prowadzonym i zarządzanym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Na serwery wysyłane są w zasadzie wszystkie dane, które mogą mieć wpływ na wysokość podatku należnego, w tym wszystkie paragony fiskalne oraz raporty dobowe czy też termin przeprowadzenia przeglądu technicznego.

Kasa fiskalna do taksówki musi mieć zatem zachowaną łączność z CRK – taką zdolność mają tylko kasy online. Aby ją uzyskać, wymagany jest stały dostęp do sieci internetowej. We współczesnych urządzeniach online wyróżniamy kilka najczęściej spotykanych wariantów, w tym:

• Wi-Fi – protokół WiFi stanowi jedno z najpopularniejszych rozwiązań, co nie oznacza, że jest to najlepszy wybór do taksówki. Kasę fiskalną wystarczy podłączyć bezprzewodowo do wybranej sieci i w ten sposób utrzymywać połączenie z internetem. To rozwiązanie dobre do firm stacjonarnych, podobnie jak kabel siecowy (port Ethernet). Wadą jest brak pewności dostępności internetu, gdyż ta zależy głównie od zewnętrznego dostawcy. Nawet udostępniając internet z telefonu (hotspot), możemy napotkać problem z łącznością. Konieczne może być wielokrotne wpisywanie hasła do sieci – mało wygodne, szczególnie w branży, w której liczy się czas i skoncentrowanie na drodze, a nie urządzeniu fiskalnym.
• GPRS/GSM – to kolejne rozwiązanie, które znacznie lepiej sprawdza się w przypadku działalności realizowanych mobilnie, czyli „w terenie”. Połączenie to realizuje się za pomocą  modułu GPRS i karty SIM. Podobny model komunikacji wykorzystują nasze smartfony. Decydując się na GPRS/GSM otrzymujesz stabilne, stałe połączenie w zasięgu sieci komórkowej. To najlepsze rozwiązanie, jeśli w grę wchodzi kasa fiskalna do taksówki.

W przypadku taksówek jedynym słusznym rozwiązaniem jest zatem GPRS/LTE, która umożliwia połączenie się z siecią internet także podczas jazdy. Istotny jest jednak zasięg – w miejscach szczególnie mocno oddalonych od miejskich metropolii zasięg może okazać się na tyle nikły, że uniemożliwi wymianę danych pomiędzy kasą fiskalną, a CRK. Jednak bez obaw! Kasa fiskalna połączy się z siecią niezwłocznie po odzyskaniu zasięgu i prześle zaległe informacje do Repozytorium bez Twojej dodatkowej ingerencji.

Czym powinna charakteryzować się kasa fiskalna do taksówki?

Dobra kasa fiskalna do taksówki to urządzenie, które jest dobrym towarzyszem podróży i na którym można polegać. Kasy niskiej klasy, wykonane z materiałów nieodpornych na intensywne wibracje czy nawet okazjonalne upadki, źle się sprawdzą w branży transportowej, w której te sytuacje są na porządku dziennym.

Drugim, równie istotnym zagadnieniem jest to, aby wszystkie kasy fiskalne do taxi były odpowiednio serwisowane. To klucz do ich bezawaryjnego działania przez cały okres eksploatacji. Najmniejsze ślady przyspieszonego zużycia lub nadchodzącej awarii, takie jak  np. nieprawidłowy wydruk lub błędy na wyświetlaczu, mogą w pewnym momencie przeobrazić się w znacznie kosztowniejszą naprawę. Dobrze jest także pilnować terminów przeglądów obowiązkowych – nie rzadziej niż raz na dwa lata.

Wybierając kasę fiskalną do taksówki, nie musisz zwracać nadmiernej uwagi na bazę towarową, jak i na możliwość wydruku np. kilku tysięcy paragonów w skali dobowej. Istotna jest jednak integracja urządzenia z terminalem płatniczym, aby klienci, którzy chcą rozliczyć się bezgotówkowo, mogli opłacić przejazd w ten właśnie sposób.