Faktury wewnętrzne: klucz do zrozumienia i księgowania wewnętrznych dokumentów

Wprowadzenie do tematyki faktur wewnętrznych zaczniemy od tego, że są one nieodłącznym elementem procesów księgowych każdej firmy. Bez względu na skalę działalności, w pewnym momencie każda organizacja spotka się z koniecznością wystawienia faktury wewnętrznej.

Co to są faktury wewnętrzne?

Faktury wewnętrzne są kluczowym narzędziem w procesach księgowych, które pozwalają na efektywne śledzenie przepływu towarów i usług w obrębie jednej organizacji. Są to specyficzne dokumenty, które mają na celu zarejestrowanie transakcji wewnątrz jednej firmy, takie jak przemieszczenie zapasów między oddziałami czy świadczenie usług pomiędzy różnymi departamentami.

W przeciwieństwie do faktur wewnątrzwspólnotowych, które służą do dokumentowania transakcji pomiędzy podmiotami w różnych krajach Unii Europejskiej, faktury wewnętrzne nie przekraczają granic jednej korporacji. W ten sposób umożliwiają one precyzyjne śledzenie kosztów i wpływów w ramach jednej struktury organizacyjnej, co jest niezbędne do utrzymania finansowej przejrzystości i zgodności z przepisami prawa podatkowego.

Kiedy wystawiamy fakturę wewnętrzną?

Fakturę wewnętrzną wystawiamy przede wszystkim w sytuacjach, kiedy dochodzi do sprzedaży wewnętrznej, czyli przemieszczenia towarów między różnymi jednostkami w ramach jednej organizacji. Na przykład, kiedy towar jest przekazywany z magazynu centralnego do sklepu firmy.

Faktura wewnętrzna a księgowanie

Każda faktura wewnętrzna musi być odpowiednio zaksięgowana. Fakturowanie takie jest dość proste i polega na zapisie odpowiednich danych w systemie księgowym firmy.

Jakie elementy powinna zawierać faktura wewnętrzna?

Podstawowe elementy faktury wewnętrznej to:

• Numer faktury
• Data wystawienia
• Dane jednostek pomiędzy którymi dokonano transakcji
• Szczegółowy opis towarów lub usług
• Wartość netto i brutto transakcji

Faktura wewnętrzna – przykład

Załóżmy, że w naszej firmie dochodzi do przemieszczenia towaru z magazynu centralnego do sklepu. Wówczas na fakturze wewnętrznej zapisujemy:

• Numer faktury: FW/2023/09/001
• Data wystawienia: 27.09.2023
• Dane jednostek: Magazyn Centralny – Sklep nr 1
• Opis towaru: Przenośny dysk twardy, 500GB
• Wartość netto: 200 zł
• Wartość brutto: 246 zł

Warto wiedzieć

1. Zrozumienie faktur wewnętrznych. Faktury wewnętrzne są nie tylko dokumentem księgowym, ale również narzędziem, które pomaga w zrozumieniu przepływu towarów i usług w firmie. Dzięki nim można lepiej zrozumieć, jakie działania prowadzą do generowania kosztów i przychodów.
2. Zarządzanie zasobami. Faktury wewnętrzne pomagają w zarządzaniu zasobami firmy. Na przykład, mogą wskazać, które oddziały lub departamenty wykorzystują najwięcej zasobów, co może być cenną informacją dla zarządzania.
3. Zgodność z prawem. Choć faktury wewnętrzne nie są zazwyczaj przesyłane do organów podatkowych, muszą one być zgodne z przepisami prawa podatkowego. Dlatego też, konieczne jest ich staranne przygotowanie i przechowywanie.
4. Audyt i sprawozdawczość. Faktury wewnętrzne są istotnym narzędziem w procesach audytu i sprawozdawczości. Mogą one dostarczyć audytorom niezbędnych informacji o działalności firmy.
5. Skuteczność operacyjna. Dokładne i terminowe wystawianie faktur wewnętrznych może przyczynić się do poprawy skuteczności operacyjnej. Może to pomóc w wykrywaniu obszarów, które wymagają poprawy, oraz w monitorowaniu skuteczności wprowadzanych zmian.
6. Ciągłe doskonalenie. Wreszcie, faktury wewnętrzne mogą stać się narzędziem dla ciągłego doskonalenia. Analiza danych z faktur może pomóc w identyfikacji możliwości do oszczędności, poprawy efektywności, a nawet innowacji.