Wdrożenia systemów ERP to duże przedsięwzięcia bez względu na wielkość firmy, której dotyczą. Wynika to m.in. z konieczności określenia oczekiwań wobec nowych programów, tempa ich wprowadzania oraz nauki obsługi. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że na rynku nie brakuje rozwiązań ERP, podobnie jak przedsiębiorstw oferujących pomoc w ich implementacji. Czym się kierować przy wyborze systemu i o czym pamiętać przy jego wdrażaniu, żeby nie popełnić błędów?
Wdrożenia systemów ERP wykonuje się raz na kilka lat. Decyzja o wyborze konkretnego rozwiązania i partnera, który przeprowadzi przedsiębiorstwo przez cały proces a później będzie służył pomocą, jest trudna. Szczególnie ze względu na to, że outsourcing IT w zakresie systemów ERP stale się rozwija, w związku z czym przybywa nie tylko firm zajmujących się tymi kwestiami, lecz także samych rozwiązań. Co można zrobić w ramach przygotowania się do wdrożenia i jak sprawić, żeby przebiegło bez zakłóceń?
Dokładne określenie wymagań
Po pierwsze, dokładnie określić wymagania. Firmy, które specjalizują się w implementacji nowych systemów, dopytują o wymagania wymagania systemowe i funkcjonalne z podziałem na priorytety. Można je przedstawić tylko wtedy, gdy najpierw porozmawia się z użytkownikami dotychczasowych programów oraz przeprowadzi się dokładną analizę potrzeb firmy. Wówczas da się skutecznie dobrać system i zdecydować, które z modułów będą niezbędne i przyniosą konkretne korzyści, a które ewentualnie można wprowadzić po pewnym czasie.
Myślenie o przyszłości
Po drugie, warto od razu pomyśleć o przyszłości. To ściśle wiąże się z określeniem wymagań. Należy na system ERP spojrzeć z szerszej perspektywy. Skoro wiadomo, że wdraża się go raz na kilka lat, trzeba się zastanowić, czy elementy wprowadzane teraz będzie można zmodyfikować lub rozszerzyć zgodnie z planowanym rozwojem firmy. Skalowalność jest szczególnie ważna dla przedsiębiorstw, które są w okresie intensywnego wzrostu albo zakładają taki wzrost w najbliższych latach. System powinien pozwalać na dodawanie nowych modułów oraz zwiększanie liczby użytkowników, żeby nie ograniczać działań klienta, tylko je wspierać.
Świadomy wybór firmy do współpracy
Po trzecie, należy uważnie wybrać firmę do współpracy. Współpraca z partnerem wdrożeniowym rozpoczyna się od momentu doboru odpowiedniego rozwiązania i tak naprawdę trwa do czasu zakończenia użytkowania konkretnego systemu. Dobre przedsiębiorstwo świadczące usługi outsourcingowe ma w swojej ofercie również asystę techniczną. Opieka serwisowa ERP, bo tak najczęściej się o tym mówi, pozwala na uzyskanie wsparcia w razie ewentualnych problemów, instalację wymaganych rozszerzeń i aktualizacji czy prowadzenie warsztatów i szkoleń dla nowych użytkowników. Taką usługę ma w swojej ofercie m.in. Gecos https://gecos.pl
Mierzenie sił na zamiary
Na koniec warto jeszcze podkreślić, że dobrze dobrany system ERP powinien odpowiadać na potrzeby firmy, ale jednocześnie nie być dla niej dużym obciążeniem finansowym. Często przedsiębiorstwa decydujące się na wdrożenie systemów po raz pierwszy nie przeliczają kosztów korzystania z wybranych rozwiązań. W niektórych przypadkach okazuje się, że koszty nie są adekwatne do potrzeb. Dlatego tak ważne jest dostosowanie systemu ERP nie tylko do oczekiwań, lecz także możliwości firmy.
Najnowsze komentarze