Organizacja konferencji biznesowej została wyniesiona do roli sztuki. Agencje eventowe i szanowani i poważani event managerowie sprawili, że pozornie prozaiczny event bez jakichkolwiek „fajerwerków” potrafi przerodzić się w prawdziwą kuźnie świetnych pomysłów, wymiany myśli i świetnie spędzonym czasem. Tego rodzaju przedsięwzięcia są, zwłaszcza w czasie post-pandemiczny, złotym sposobem na nawiązanie nowych kontaktów, nowych relacji biznesowych i zarobienie dodatkowych pieniędzy. Warto jednak pamiętać, ze takie korzyści mogą zmaterializować się jedynie w dobrze przygotowanej atmosferze pod takie właśnie rozmowy i negocjacje. O czym warto pamiętać organizując konferencję biznesową? Co robić a czego nie robić porywając się na przygotowanie tego rodzaju imprezy? Odpowiadamy w poniższym artykule.
Miejsce może zrazić, a może zaczarować
Cel jakiemu ma przyświecać nasza konferencja biznesowa, powinniśmy ustalić na długo przed jej organizacją i tego nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć. Warto jednak mieć na uwadze, że nie da się przecenić lokalizacji, w której taki event ma się odbyć. Wiele firm próbuje ciąć koszty próbując niechlujnie przemeblować własne przestrzenie na potrzebę jednego lub dwóch dni imprezy. Czasami podmioty starają się sztucznie i pozornie zaoszczędzić nieco gotówki zapraszając uczestników i prelegentów do sali rodem z poprzedniego systemu, gdzie brakuje tylko tatara i taniego alkoholu na stole. Konferencja powinna odbyć się w dobrym, znanym i wysoko ocenianym hotelu. Taki hotel będzie mieć własne sale konferencyjne, dodatkowe foyer. Tam, gdzie odbywać będą się prelekcje, prezentacje lub przemówienia, należy zadbać o odpowiednie nagłośnienie i fenomenalną akustykę. To nie jest koncert rockowy, ale nie jest to też konkurs recytatorski dla przedszkolaków – nie może być za głośno, nie może być za cicho.
Dodatkowo, zadbajmy o pomieszczenia, w których nie odbywają się żadne aktywności z udziałem mikrofonów i głośników. To właśnie tutaj nawiązywać będą się nowe kontakty, relacje, być może wynegocjowane zostaną korzystne kontrakty dla kilku zaproszonych firm. Jeśli zapewnimy takie pomieszczenie, nasze konferencje zyskają opinię owocnych nie tylko dla organizatorów, a to gwarant kompletu gości przy kolejnej okazji.
Jedzenie, picie i SPA?
Catering zapewniany podczas konferencji powinien stanowić coś więcej niż herbata i paluszki (proszę wierzyć, że to zdarza się do dnia dzisiejszego). Jedzenie powinno być świeże, a najlepiej byłoby, gdyby dostarczyła je firma cateringowa, której nazwa już kojarzy się z luksusem i zadowolonymi klientami. Jeśli event odbywa się w hotelu, zaangażujmy miejscowe centrum SPA i zapewnijmy naszym gościom nieco odpoczynku. Konferencja to strefa wymiany myśli, negocjacji i wytężonej pracy umysłowej, dlatego też chwila relaksu i dystansu do konferencyjnej codzienności będzie mieć na naszych gości zbawienny wpływ.
Zaufajmy zawodowcom
Nasze pomysły z pewnością są świetne, ale bez doświadczenia, wykonanie może, delikatnie mówiąc, odbiegać od zamierzonego. Warto zwrócić się do dobrej agencji eventowej, która zapewni nam realizację wszystkich naszych pomysłów dbając o technikalia, zaplecze i rozpracowując wszelkie możliwe scenariusze awarii i katastrof. Wiele firm wierzy, że jest to nadmierny wydatek, jednak historia „samowolek” konferencyjnych i kosztów związanych ze wszelkimi problemami natury technicznej i logistycznej każe wierzyć, że koniec końców będzie to inwestycja. Inwestycja, która może zwrócić się z nawiązką. Warto więc mieć własną wizję na to wydarzenie ale mieć również pod ręką fachowców, którzy będą mieli pomysł na wcielenie konceptu w życie.
Najnowsze komentarze