Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji pracowniczej?

W 2019 roku ustawodawca wniósł obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej. Od tego czasu pracodawcy mogą przechowywać je wyłącznie elektronicznie, w wersji papierowej i elektronicznej albo wyłącznie papierowej – czyli tak, jak im najwygodniej. To pierwsze rozwiązanie cieszy się stale rosnącą popularnością, pozwala bowiem na znaczne zaoszczędzenie miejsca w firmowych archiwach, jest też bardziej ekologiczne i po prostu tańsze. By można było z niego skorzystać, konieczna jest digitalizacja dotychczasowych dokumentów kadrowych. Jak ją przeprowadzić efektywnie, szybko i sprawnie? Podpowiadamy!

Digitalizacja dokumentów – co to znaczy?

Digitalizacja dokumentów polega na przekształceniu dokumentacji przechowywanej w formie papierowej na cyfrową. Ujmując najprościej, osoby za nią odpowiedzialne skanują akta osobowe i inne „papiery”, które firma chce zamienić na wersję cyfrową, po czym zapisują je w wybranym miejscu – np. na dysku sieciowym lub w chmurze internetowej. W tym pierwszym przypadku digitalizacja dokumentów wiąże się zwykle z koniecznością tworzenia sporej liczby folderów i podfolderów, szczególnie w dużych firmach zatrudniających wielu pracowników. Z kolei zdecydowanie się na chmurę wymaga dokładnego zweryfikowania dostawcy – sprawdzenia poziomu zabezpieczeń, a tym samym ryzyka kradzieży lub wycieku danych.

Wiele firm decyduje się zatem na utworzenie elektronicznej kartoteki pracowników w systemie HRM. Oprogramowania tego rodzaju są przeznaczone właśnie do przechowywania między innymi wrażliwych danych firmowych oraz dokumentacji, dostawcy przykładają zatem ogromną wagę do bezpieczeństwa – wszystko jest zgodne z wymogami RODO. A przy okazji pracodawca nie musi obawiać się o miejsce na firmowym dysku sieciowym lub przypadkowe udostępnienie któregoś z folderów osobom nieupoważnionym czy nawet jego trwałe, niepożądane usunięcie.

Digitalizacja dokumentów w firmie – jak ją przeprowadzić?

Zdecydowanie najbardziej polecaną formą przechowywania akt pracowniczych jest elektroniczna kartoteka pracownika w systemie HRM. Najbardziej nowoczesne oprogramowania, takie jak np. tomHRM, umożliwiają tworzenie profili pracowników, do których podpinana jest dokumentacja pracownicza. Dzięki temu nie trzeba przeglądać setek folderów; wystarczy wyszukiwać odpowiednią osobę, by dotrzeć do jej pasków płac, przebytych badań, ukończonych szkoleń, uzyskanych certyfikatów, kart pracy i pozostałych dokumentów. W przypadku tomHRM moduł ten można przy okazji zintegrować z innymi bazami pracowników oraz systemami kadrowymi, by nie trzeba było ręcznie wprowadzać wszystkich informacji.

A jak powinna przebiegać digitalizacja dokumentów HR, by była zgodna z prawem i maksymalnie sprawna?

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej – wymagania prawne

Wymogów prawnych dotyczących digitalizacji dokumentów pracowniczych należy szukać w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Jak mówi art. 94.⁸. [Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną], § 2. k.p., digitalizacja odbywa się poprzez skanowanie dokumentów papierowych i potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego. Potwierdzenie to odbywa się poprzez opatrzenie skanów:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Art. 94.⁸ § 1. daje pracodawcom prawo do zmiany postaci prowadzonej i przechowywanych akt pracowniczych. Można zatem nie tylko digitalizować dokumenty w firmie, ale również przeprowadzać odwrotny proces – przenosić je na papier. Wówczas należy wydrukować dokumenty i opatrzyć je podpisem pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej, który potwierdzi zgodność wydruku z wersją elektroniczną.

Sprawna digitalizacja dokumentów kadrowych z systemem HRM

Digitalizacja dokumentów może być naprawdę ogromnym przedsięwzięciem. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a następnie przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres).

Co istotne, dotyczy to osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Dokumenty pracowników, którzy rozpoczęli pracę przed tą datą, należy przechowywać przez 50 lat, licząc od zakończenia stosunku pracy w przypadku dokumentacji osobowej lub wytworzenia dokumentów w przypadku płacowych (art. 7 ust. 2. Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).

Zarówno przez 10, jak i 50 lat przetrzymywania dokumentacji pracowniczej, w firmie tworzy się pokaźne archiwum, zwłaszcza gdy pracodawca zatrudnia wiele osób. By uniknąć wielotygodniowego, żmudnego skanowania wszystkich papierów, warto wziąć pod uwagę następujące możliwości usprawnienia digitalizacji dokumentów HR:

• Wdrożenie automatyzacji – dobry system HRM to nie tylko przestrzeń do zarządzania e-kartotekami pracowników. Najbardziej rozbudowane oprogramowania oferują liczne opcje automatyzacji procesów kadrowych. Zamiast przepisywać ręcznie dane wszystkich zatrudnionych, można zsynchronizować ich bazę z zewnętrznym oprogramowaniem, np. kadrowym. To też metoda na automatyczne przekazywanie pasków płac. Co więcej, informacje o wszystkich nowozatrudnionych również mogą być sczytywane automatycznie – z CV czy formularzy rekrutacyjnych.
• Digitalizacja wyłącznie bieżących dokumentów pracowniczych – zamiast przenosić całe archiwum do systemu HRM, na dysk sieciowy czy chmurę internetową, można zdecydować się na digitalizację tylko akt pracowników, którzy wciąż są zatrudnieni. Wówczas w razie, gdyby konieczne było wyciągnięcie danych z teczki osób już niepracujących, będzie można posiłkować się wersją papierową. Archiwum przestanie się rozrastać, aż w końcu całkowicie zniknie, gdy okres obowiązku przechowywania tych dokumentów minie. W tym przypadku elektroniczna kartoteka pracownika będzie obejmowała także osoby nowozatrudnione i w późniejszym etapie, gdy ustanie stosunek pracy nawiązany z pracownikami „zdigitalizowanymi”, nowe archiwum.

Digitalizacja dokumentów HR – najważniejsze korzyści

Digitalizacja dokumentów kadrowych niesie za sobą spore korzyści dla całej firmy. Wśród najważniejszych wymienia się:

• Oszczędność papieru – nie trzeba już drukować setek lub tysięcy stron rocznie, dzięki temu akta pracownicze stają się bardziej ekologiczne i tańsze.
• Oszczędność miejsca w firmie – digitalizacja dokumentacji pracowniczej pozwala na częściową lub całkowitą likwidację archiwum. W większych firmach liczba kartonów i segregatorów z aktami wymaga poświęcenia im nie tylko całych szaf, ale wręcz osobnego pomieszczenia, które może posłużyć działalności bardziej efektywnie; np. jako sala spotkań lub szkoleniowa.
• Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów – przeglądanie dziesiątek czy setek segregatorów lub kartonów zajmuje działowi kadrowemu sporo czasu. Digitalizacja dokumentów w firmie sprawia, że potrzebne dane można znaleźć nawet w zaledwie kilka sekund. A to przekłada się na oszczędność pieniędzy i zwiększenie wydajności pracy, kadrowcy będą mogli bowiem poświęcić czas, który spędzali dotychczas na przeszukiwaniu papierowego archiwum, na inne, bardziej efektywne zadania.
• Łatwiejsze udostępnianie dokumentów – by przekazać pracownikowi lub menedżerowi archiwalne dokumenty przechowywane w formie papierowej, trzeba je odnaleźć i zanieść do odpowiedniego gabinetu, a często wysłać pocztą. Elektroniczna kartoteka pracownika ułatwia cały proces, wystarczy bowiem kilka kliknięć, by dokument został udostępniony odpowiednim osobom.
• Lepsza organizacja dokumentacji pracowniczej – digitalizacja dokumentów HR umożliwia ich katalogowanie w dowolny sposób; możliwości są tutaj znacznie szersze niż w przypadku segregatorów oraz kartonów.

Choć cały proces wymaga zatem poświęcenia mu nieco czasu, to bez wątpienia jest ogromną i godną uwagi inwestycją w przyszłość firmy. Wkrótce po zakończeniu digitalizacji papierowych dokumentów, czas ten zwróci się z nawiązką – w zaoszczędzonych godzinach, które da możliwość automatycznego wprowadzania danych, tworzenia e-teczek pracowników kilkoma kliknięciami, sprawnego udostępniania dokumentacji i jej łatwego wyszukiwania.